Giải đáp thắc mắc Hóa đơn điện tử cho Bên Bán (Bên xuất hóa đơn điện tử)

Hóa đơn điện tử dần thay thế hoàn toàn cho hóa đơn giấy, để việc sử dụng Hóa đơn điện tử diễn ra thuận lợi nhất, bản thân Doanh nghiệp bán hàng phải nắm rõ các quy định, hướng dẫn, các thao tác gửi hóa đơn cho Khách hàng,… Tại bài viết dưới đây, MISA meInvoice giải đáp thắc mắc Hóa đơn điện tử đối với bên Bán (Bên xuất hóa đơn điện tử).

1. Doanh nghiệp (bên bán) có thể gửi Hóa đơn điện tử cho Khách hàng của mình bằng những hình thức nào?

Doanh nghiệp có thể gửi Hóa đơn điện tử cho khách hàng của mình:

1. Gửi trên Cổng tiếp nhận hóa đơn của bên phát hành (Web, Portal): Mỗi khách hàng sẽ có một tài khoản riêng để truy cập hệ thống để lấy hóa đơn

2. Gửi tới địa chỉ email của khách hàng

Với các trường hợp đặc biệt (khách hàng sử dụng nhiều dịch vụ, hàng tháng tiếp nhận nhiều hóa đơn):

• Gửi tự động đến Tool tiếp nhận hóa đơn (được cài đặt trên máy tính của bên nhận hóa đơn)
• Tích hợp qua Services

2. Điều kiện để Doanh nghiệp được phát hành hóa đơn điện tử?

• Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng;
• Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật;
• Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử;
• Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định;
  (Tham khảo thêm Mục 2, Điều 4. Nguyên tắc sử dụng, điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử của thông tư 32)

3. Thủ tục phát hành Hóa đơn điện tử cho Doanh nghiệp (bên bán)

Bước 1: Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trước khi khởi tạo hóa đơn điện tử phải:

Ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử gửi thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế và chịu trách nhiệm về quyết định này. (theo Mẫu số 1 Phụ lục của Thông tư 32)

Bước 2: Phát hành hóa đơn điện tử: trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải:

Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này)

Bước 3: ký số vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi hóa đơn điện tử mẫu (theo đúng định dạng gửi cho người mua) đến cơ quan thuế theo đường điện tử.

Lưu ý: Thực tế để thuận tiện, 3 giấy tờ trên Doanh nghiệp lập cùng 1 lúc và gửi CQT 1 lần.

4. Doanh nghiệp (bên bán) có thể vừa phát hành song song hóa đơn điện tử cùng hóa đơn giấy được không?

Với 1 đơn hàng cụ thể: Nếu sử dụng hóa đơn điện tử thì không sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in (ngược lại, nếu sử dụng hóa đơn đặt in thì không sử dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn tự in).

Với các đơn hàng khác nhau: có thể sử dụng song song cả hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử

>> Có thể sử dụng song song hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy không?

5. Doanh nghiệp (bên bán) phải lưu trữ hóa đơn điện tử không? Thời hạn lưu trữ là bao nhiêu lâu?

Có. Đơn vị phát hành HDDT (bên bán): Lưu trữ tập trung và cung cấp HDDT cho khách hàng bất cứ khi nào (bắt buộc). Khách hàng (bên mua): Có thể lưu 1 bản (không bắt buộc)

Sai sót trong hóa đơn điện tử, tương tự hóa đơn giấy được chia làm 2 trường hợp :

• Đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ
• Hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế
• Chỉ được hủy hóa đơn điện tử khi có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua.
• Việc hủy hóa đơn điện tử có hiệu lực theo đúng thời hạn do các bên tham gia đã thỏa thuận.
• Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới theo quy định tại Thông tư này để gửi cho người mua, trên hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu, gửi ngày tháng năm”

7. Nếu phát hiện sai sót hóa đơn với “Hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế” thì đơn vị phát hành Hóa đơn phải xử lý thế nào?

• Người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót
• Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót.

Hóa đơn điện tử lập sau ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn điện tử số…, ký hiệu…

Căn cứ vào hóa đơn điện tử điều chỉnh, người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành.

Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-)

8. Nếu phát hiện sai sót hóa đơn với “Hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế” thì đơn vị phát hành Hóa đơn phải xử lý thế nào?

Người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót

Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót.

Hóa đơn điện tử lập sau ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn điện tử số…, ký hiệu…

Căn cứ vào hóa đơn điện tử điều chỉnh, người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành.

Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-)

Lưu ý:

Khách hàng (bên mua) không phải là Doanh nghiệp nên không có chữ ký số. Nên việc yêu cầu phải đủ chữ ký điện tử của hai bên trong văn bản thỏa thuận rất khó thực hiện.

Có thể sử dụng văn bản thỏa thuận là bản giấy, 2 bên cùng ký tươi.

9. Khi nào Bên mua hàng cần hóa đơn giấy có giá trị pháp lý như hóa đơn điện tử? Bên bán cần phải làm gì?

Bên mua cần hóa đơn giấy (được chuyển đổi từ Hóa đơn điện tử) trong trường hợp cần Chứng minh nguồn gốc Xuất xứ hàng hóa, phục vụ lưu thông hàng hóa trên đường với các cơ quan chức năng

Bên bán thực hiện chuyển đổi Hóa đơn điện tử ra giấy:

• Login vào hệ thống phát hành hóa đơn
• Chọn chức năng “CHUYỂN ĐỔI HÓA ĐƠN”
• Tìm kiếm số hóa đơn cần chuyển đối
• Thực hiện chuyển đổi “Chứng minh nguồn gốc”, Hóa đơn điện tử sẽ kết nối đến máy in và thực hiện in ra giấy
• Hóa đơn giấy sẽ phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.
• Hóa đơn này bên bán chỉ cấp được 01 lần cho bên mua

>> Điều kiện chuyển đổi Hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

10.  Trên hóa đơn giấy tại phần người mua hàng đã được phép ghi “bán hàng qua điện thoại”. Vậy Hóa đơn điện tử áp dụng như hóa đơn giấy được không?

Không (tự ý áp dụng).

Doanh nghiệp cần Gửi văn bản CQT xin phép.

Ngoài ra, căn cứ theo CV 2402/BTC-TCT ngày 23/02/2016 hướng dẫn về chữ ký của người mua trên Hóa đơn điện tử: Người mua là đơn vị kế toán thì phải có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán với người mua thì không cần ký số trên HĐĐT như:

• Hợp đồng kinh tế
• Phiếu xuất kho, phiếu thu
• Biên bản giao nhận hàng hóa, Biên nhận thanh toán