Hóa đơn điện tử dần thay thế hoàn toàn cho hóa đơn giấy, không chỉ bên bán (Bên xuất Hóa đơn điện tử) phải hiểu và nắm chắc quy định, hướng dẫn mà bên mua (bên tiếp nhận Hóa đơn điện tử) cũng cần hiểu và được giải đáp về những vấn đề này.
1. Khách hàng có thể nhận Hóa đơn điện tử bằng những hình thức nào?
Khách hàng có thể nhận hóa đơn điện tử bằng một trong những cách thức sau:
– Nhận hóa đơn điện tử thông qua tài khoản riêng mà bên phát hành hóa đơn cung cấp. Khi đã có tài khoản riêng, khách hàng chỉ cần vào mục Cổng tiếp nhận hóa đơn trên trang web của bên phát hành hóa đơn là có thể nhận về hóa đơn điện tử của mình.
– Nhận hóa đơn điện tử thông qua email của bản thân.
– Nhận hóa đơn điện tử bằng Tool tiếp nhận hóa đơn mà bên phát hành hóa đơn đã cài đặt trên máy cho khách hàng.
– Nhận hóa đơn điện tử qua Services Port (cổng dịch vụ) của bên phát hành hóa đơn điện tử.
2. Khách hàng có thể xem Hóa đơn điện tử bằng hình thức nào?
Khách hàng có thể xem Hóa đơn điện tử bằng hình thức:
Xem trên máy tính, laptop (máy tính xách tay)
Xem trên các thiết bị số như Máy tính bảng, Smart phone…..
Xem bản Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử.
3. Để xem được hóa đơn điện tử khách hàng có cần phải cài đặt thêm phần mềm gì nữa không?
Để xem được hóa đơn điện tử, máy tính của khách hàng nếu chưa có thì cần cài đặt thêm các chương trình như:
- Chương trình giải nén Winrar, hoặc dùng tính năng giải nén của Windows dùng để giải nén file nén .zip,
- Chương trình đọc file PDF có thể là Foxit Reader, Adobe Reader, …để xem hóa đơn điện tử chuyển đổi dưới dạng file PDF.
Khách hàng cần cài đặt phần mềm Foxit Reader, Adobe Reader,… để xem hóa đơn điện tử có dạng file PDF
Doanh nghiệp tải tài liệu quy định, thông tin, hướng dẫn,… MỚI NHẤT về hóa đơn điện tử TẠI ĐÂY nhé!
4. Để xem được hóa đơn điện tử sau khi tải về máy tính tôi phải làm gì?
– Giải nén file .zip vừa tải về
– Vào thư mục vừa giải nén, kích chuột phải vào file hóa đơn có đuôi .xml
– Bạn có thể dùng trình duyệt web IE để xem hóa đơn bằng cách: chọn Open with và chọn Internet Explorer (IE), trường hợp IE ko hiển thị, thì khách hàng chọn Browse để tìm IE.
– Sau khi kích chọn xong hóa đơn sẽ tự động hiển thị lên cho khách hàng xem
Ngoài ra khi sử dụng phần mềm MeInvoice.vn của Công ty Cổ Phần MISA cấp, trong email mà khách hàng nhận được có đính kèm Hướng dẫn chi tiết cách xem hóa đơn và các văn bản pháp lý liên quan đến hóa đơn điện tử giúp khách hàng khi nhận được hóa đơn điện tử qua email sẽ yên tâm chấp nhận hóa đơn điện tử không còn hoài nghi, thắc mắc.
Khách hàng chỉ cần click vào đường dẫn Xem hướng dẫn chi tiết là file Hướng dẫn sẽ được tải về máy, khách hàng mở file vừa tải và làm theo các bước như trong hướng dẫn là có thể xem được hóa đơn.
5. Bên mua hàng có phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử không?
Khách hàng sau khi mua hàng sẽ được bên bán gửi cho hóa đơn điện tử dưới dạng file .xml. Khách hàng không cần phải lưu trữ hóa đơn mà có thể tra cứu trên trang web tra cứu hóa đơn mà bên bán cung cấp.
Nếu cẩn thận khách hàng có thể tải file hóa đơn được nén dưới dạng .zip về để lưu trữ. Trường hợp khách hàng vẫn cần hóa đơn bản giấy để bộ phận kế toán lưu trữ theo Luật Kế toán thì bên bán sẽ in một bản hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử, ký đóng dấu và gửi cho khách hàng.
>> Lưu trữ Hóa đơn điện tử như thế nào để đảm bảo an toàn nhất?
6. Bên mua phải phải thực hiện kê khai Thuế với hóa đơn điện tử như thế nào?
– Người mua sau khi nhận được hóa đơn điện tử từ bên bán có thể kê khai thuế như quy trình bình thường với hóa đơn giấy.
– Người mua có thể yêu cầu bên bán cung cấp cho mình hóa đơn điện tử đã được chuyển đổi ra giấy và có chữ ký và dấu của bên bán để làm chứng từ cho hồ sơ quyết toán thuế hoặc giấy tờ vận chuyển hàng trên đường
7. Với hóa đơn điện tử, khách hàng có thể thực hiện những tác vụ gì?
- Xem hóa đơn điện tử
- Tải hóa đơn điện tử để thực hiện lưu trữ
- Tra cứu hóa đơn điện tử
- In hóa đơn điện tử ra giấy để xem (Không có giá trị pháp lý)
8. Bên mua phải thực hiện ký số vào hóa đơn điện tử không?
– Đối với khách hàng là khách hàng cá nhân, khách hàng lẻ, không cần sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế thì không cần thiết phải ký điện tử vào hóa đơn điện tử nhận được.
– Đối với khách hàng là doanh nghiệp, đơn vị kế toán cần sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế: nếu có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán và người mua như: hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên bản thanh toán, phiếu thu.. thì trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua. (theo công văn 2402/BTC-TCT ngày 23/02/2016).
– Đối với hóa đơn mua hàng là điện, nước, viễn thông, khách hàng không nhất thiết phải có chữ ký của người mua và dấu của người bán, hóa đơn vẫn được coi là hóa đơn có tính pháp lý, được cơ quan Thuế chấp nhận.
– Ngoài ra còn có một số trường hợp đặc biệt mà bên bán xin phép cơ quan thuế chấp nhận cho bên mua của mình không cần phải ký số vào hóa đơn
9. Khi nào bên mua hàng cần hóa đơn giấy có giá trị pháp lý như hóa đơn điện tử. Để có hóa đơn giấy chuyển đổi cần làm gì?
Bên mua cần hóa đơn giấy (Hóa đơn được chuyển đổi từ Hóa đơn điện tử) trong trường hợp cần Chứng minh nguồn gốc Xuất xứ hàng hóa, phục vụ lưu thông hàng hóa trên đường với các cơ quan chức năng.
Lưu ý:
– Hóa đơn này chỉ được cấp 01 lần và có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.
– Trên hóa đơn giấy được chuyển đổi ghi rõ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”
– Khách hàng (bên mua) liên hệ với bên phát hành hóa đơn (bên bán) để được cấp hóa đơn giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử.
>> Điều kiện chuyển đổi Hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
10. Khi phát hiện ra thông tin Hóa đơn điện tử bị sai sót (Thông tin khách hàng, thông tin hàng hóa, giá,…) khách hàng phải làm gì?
Liên hệ với bên phát hành hóa đơn (bên bán hàng) để xử lý các sai sót của Hóa đơn điện tử.
11. Làm sao để bên mua xác định được Hóa đơn điện tử của bên bán có giả mạo hay không?
Bên mua có thể dựa vào các yếu tố:
Tra cứu thông báo phát hành HĐĐT của bên bán thông qua cổng thông tin điện tử của CQT.
Chữ ký trên HĐĐT là chữ ký điện tử
12. Nếu tháng này tôi nhận Hóa đơn điện tử nhưng tháng sau tôi muốn dùng hóa đơn giấy được không?
Không được.
Nếu bên mua muốn nhận hóa đơn giấy, bên bán sẽ chuyển đổi HĐĐT sang hóa đơn dạng giấy cho bên mua, trên hóa đơn giấy được chuyển đổi sẽ có dòng “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ” có giá trị pháp lý được Cơ Quan Thuế chấp nhận.
13. Nếu bên bán sử dụng hóa đơn điện tử thì bên mua có thể thanh toán với bên bán bằng hình thức nào?
Trường hợp bên bán sử dụng hóa đơn điện tử thì bên mua vẫn có thể thanh toán với bên bán bằng các phương thức giống như khi sử dụng hóa đơn giấy:
+ Tiền mặt
+ Chuyển khoản
+ Thẻ tín dụng
+ Các hình thức khác
Về thời gian thanh toán trước hay sau khi nhận hóa đơn thì bên mua với bên bán có thể thỏa thuận với nhau để đưa ra phương án hợp lý nhất.
14. Với Hóa đơn điện tử căn cứ vào đâu để biết tôi đã thanh toán tiền dịch vụ hay chưa?
Nếu thanh toán tiền mặt: khách hàng sẽ nhận được Phiếu thu tiền/ Biên nhận thanh toán.
Nếu thanh toán qua ngân hàng: các chứng từ ngân hàng sẽ là xác nhận bên mua đã thanh toán tiền dịch vụ cho bên bán.
Để việc sử dụng Hóa đơn điện tử thuận tiện và dễ dàng nhất, Doanh nghiệp lựa chọn Phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice của MISA. Doanh nghiệp có thể kết nối trực tiếp trên phần mềm kế toán MISA hoặc bản phần mềm độc lập cho Doanh nghiệp.
meInvoice.vn sẵn sàng kết nối với các phần mềm có sẵn của Doanh nghiệp: Kế toán, bán hàng, quản trị để lập và phát hành hóa đơn điện tử. Dễ dàng lưu trữ tra cứu hóa đơn và xác thực Hóa đơn từ từ Tổng Cục Thuế.
MISA áp dụng công nghệ Blockchain vào ứng dụng MISA meInvoice để ghi nhận toàn bộ lịch sử của các thay đổi và cập nhật tất cả các thông tin về hóa đơn cho các bên tham gia đều có thể kiểm tra và xác thực thông tin.
Với công nghệ Blockchain được sử dụng trong Phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice của MISA các dữ liệu liên quan đến hóa đơn sẽ hoàn toàn được bảo mật và không thể bị đánh cắp, các giao dịch, lịch sử về hóa đơn sẽ không thể bị giả mạo và thay đổi.
Ngoài ra việc ứng dụng công nghệ Blockchain vào Phần mềm MISA meInvoice giúp khi người bán xuất hóa đơn người mua có thể nhận được ngay thông tin về hóa đơn mà một cách nhanh chóng mà không phải thông qua trung gian, giúp giảm chi phí mua và quản lý hóa đơn cho doanh nghiệp, đẩy nhanh quá trình xuất hóa đơn.
Phần mềm Hóa đơn điện tử MISA meInvoice là lựa chọn hoàn hảo cho Doanh nghiệp bạn, là trợ thủ đắc lực giải quyết bài toán: Chi phí, thời gian và tín an toàn cho Doanh nghiệp.
Doanh nghiệp nhận ưu đãi & dùng thử MIỄN PHÍ đầy đủ tính năng hóa đơn điện tử MISA trong 7 ngày, vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc ĐĂNG KÝ tại:
Doanh nghiệp tải tài liệu quy định, thông tin, hướng dẫn,… MỚI NHẤT về hóa đơn điện tử TẠI ĐÂY nhé!
>> 15 Điều Doanh nghiệp cần biết ngay về hóa đơn điện tử
>> Chính thức ban hành Thông tư 68/2019/TT-BTC hướng dẫn Nghị định 119/2018/NĐ-CP về hóa đơn điện tử
>> Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử là 1/11/2020 chứ không phải 1/7/2022 như doanh nghiệp lầm tưởng
>> Hướng dẫn thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng
024 3795 9595
https://www.misa.vn/
