Hướng dẫn kế toán lập biên bản điều chỉnh hóa đơn sai nội dung chi tiết

Kế toán hỏi: Đối với hóa đơn sai nội dung như sai tên, địa chỉ bên mua, sai thông tin tên loại hàng hoá, đơn vị tính, số tiền bằng chữ…nhưng mã số thuế hoặc số tiền đúng, đã kê khai thuế thì xử lý như thế nào? Để tra lời câu hỏi này, MISA sẽ dành bài viết dưới đây để hướng dẫn kế toán lập biên bản điều chỉnh hóa đơn sai nội dung chi tiết.

1. Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn khi sai sót tên, địa chỉ người mua

Tại Điều 3, Thông tư 26/2015/TT-BTC, sửa đổi bổ sung Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định:

“….Trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh. Các trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót khác thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 20 Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính”

Như vậy, đối với hóa đơn đã lập có sai sót tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế thì hai bên lập biên bản điều chỉnh và không cần lập hóa đơn điều chỉnh.

Dưới đây là mẫu biên bản điều chỉnh tên, địa chỉ người mua:

2. Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn khi sai tên nội dung hàng hóa, đơn vị tính (số tiền đúng)

Tại Khoản 2 Điều 9 – Thông tư 32/2011/TT-BTC hướng dẫn xử lý sai sót đối với hóa đơn điện tử như sau:

“Trường hợp hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hoá đơn điện tử điều chỉnh sai sót. Hoá đơn điện tử lập sau ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hoá đơn điện tử số…, ký hiệu… Căn cứ vào hoá đơn điện tử điều chỉnh, người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành. Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).”

Bên cạnh đó, Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC cũng hướng dẫn về việc điều chỉnh sai sót cho hoá đơn như sau:

“Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Hóa đơn ghi rõ điều chỉnh (tăng, giám) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số…, ký hiệu… Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).”

Như vậy đối với cả hoá đơn điện tử và hoá đơn giấy, khi sai nội dung hàng hoá mà không sai số tiền, kế toán đều phải lập biên bản thoả thuận và xuất lại hoá đơn điều chỉnh mới.

Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn khi sai tên nội dung hàng hóa, đơn vị tính (số tiền đúng)

TẢI MIỄN PHÍ: Các mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử 

Để thuận tiện cho kế toán và doanh nghiệp trong việc kê khai và xử lý sai sót trên hóa đơn, phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice có đầy đủ các biểu mẫu của Biên bản điều chỉnh, Biên bản hủy, Thông báo hủy, thông báo rà soát hóa đơn điện tử theo quy định hiện hành của pháp luật. Việc thao tác và xử lý các nghiệp vụ này trên phần mềm sẽ giúp kế toán tiết kiệm tối đa thời gian và hạn chế có thêm sai sót xảy ra.

Khách hàng có nhu cầu được hỗ trợ về quy định hóa đơn điện tử hoặc dùng thử MIỄN PHÍ phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice của MISA vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc đăng ký:

>> 15 Điều Doanh nghiệp cần biết ngay về hóa đơn điện tử
>> Chính thức ban hành Thông tư 68/2019/TT-BTC hướng dẫn Nghị định 119/2018/NĐ-CP về hóa đơn điện tử
>> Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử là 1/11/2020 chứ không phải 1/7/2022 như doanh nghiệp lầm tưởng
>> Hướng dẫn thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng