7 Thuật ngữ không thể bỏ qua khi sử dụng hóa đơn điện tử

100% Doanh nghiệp bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn giấy kể từ 1/11/2020. Để kế toán dễ dàng bắt nhịp với loại hình hóa đơn điện tử mới này, MISA sẽ dành bài viết dưới đây để điểm qua 7 thuật ngữ hóa đơn điện tử phổ biển nhất dựa trên những quy định theo pháp luật hiện hành.

>> 4 Lưu ý kế toán cần biết trước thời hạn bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử

>> Hướng dẫn nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử qua eTax cho Cơ quan thuế

1. Hóa đơn điện tử

Khái niệm hóa đơn điện tử được đề cập tại Điều 3, Thông tư 32/2011/TT-BTC ban hành ngày 14 tháng 3 năm 2011 như sau:

Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hoá đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Hóa đơn điện tử gồm các loại: Hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn giá trị gia tăng; hóa đơn bán hàng; hoá đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

Phân chia theo đối tượng sử dụng thì sẽ có 2 loại hóa đơn điện tử: hóa đơn điện tử có mã và hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.

– Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: (hay còn được gọi là hóa đơn xác thực) là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực qua hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế –  theo Quyết định số 1209/QĐ-BTC ngày 23/6/2015 của Bộ Tài chính”

Đối với Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, người bán sẽ phải ký điện tử trên hóa đơn khi cơ quan thuế cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực. Doanh nghiệp không cần lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho loại hóa đơn điện tử này.

– Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Mẫu hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế được khởi tạo bởi phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice

2. Thông báo phát hành

Là thủ tục doanh nghiệp cần làm để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế. Trước 1/11/2020, hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử với Cơ quan Thuế theo Thông tư 32/2011/TT-BTC gồm mẫu sau:

• Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử ( Theo Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)
• Thông báo phát hành hoá đơn điện tử theo Mẫu. (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)
• Hoá đơn mẫu (do doanh nghiệp khởi tạo mẫu thông qua phần mềm hóa đơn điện tử)

Doanh nghiệp dùng thử MIỄN PHÍ đầy đủ tính năng hóa đơn điện tử MISA trong 7 ngày, vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc ĐĂNG KÝ tại:

3. Bản thể hiện hóa đơn điện tử

Khi lưu trữ HĐĐT cần phải lưu đồng thời cả file định dạng PDF và XML. Trong đó, file XML là file chứa dữ liệu của toàn bộ hóa đơn, có giá trị pháp lý khi chưa bị sửa đổi. Còn file PDF là bản thể hiện nội dung của HĐĐT đó.

Trong một số trường hợp, để phục vụ cho việc lưu trữ chứng từ kế toán, chứng minh xuất xứ nguồn gốc,… bên mua và bên bán được phép chuyển đổi hóa đơn điện tử 01 lần sang hóa đơn giấy. Khi này, hóa đơn giấy được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử được hiểu là bản thể hiện của hóa đơn điện tử đó.

Như vậy, hiểu 1 cách đơn giản thì bản thể hiện của HĐĐT là bản sao của hóa đơn điện tử và là chứng từ giấy được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử.

4. Phát hành hóa đơn điện tử

Sau khi lập hóa đơn, người dùng sẽ phát hành hóa đơn điện tử. Phát hành hóa đơn điện tử là thao tác người dùng thực hiện ký số thành công lên hóa đơn để hóa đơn có giá trị pháp lý kể từ thời điểm ký. Nhiều người dùng vẫn quen dùng thuật ngữ xuất hóa đơn thay cho phát hành hóa đơn, về bản chất, 2 thuật ngữ này được hiểu là giống nhau.

Thao tác phát hành hóa đơn điện tử trên phần mềm MISA meInvoice

5. Hủy hóa đơn điện tử

Huỷ hoá đơn điện tử là hình thức xóa dữ liệu hoá đơn trên các thiết bị điện tử hay sao lưu trực tuyến, để không thể truy xem hoá đơn theo mọi hình thức. Việc hủy hóa đơn điện tử sẽ làm cho hóa đơn đó không có giá trị sử dụng nữa.

Các trường hợp hủy hóa đơn điện tử:

• Thông báo phát hành hóa đơn điện tử nhưng không sử dụng: Nếu đã thông báo phát hành hóa đơn điện tử nhưng không tiếp tục sử dụng số hóa đơn đó thì doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân kinh doanh phải thực hiện hủy hóa đơn chậm nhất trong 30 ngày, kể từ thời điểm không còn sử dụng (Theo quy định tại Khoản 3 Điều 27 Nghị định 51/2010/NĐ-CP)
• Trong quá trình lập hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, người bán đã gửi hóa đơn cho người mua nhưng phát hiện có sai sót thì 2 bên lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót. Đồng thời, người bán thông báo tới cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn điện tử đã lập và tạo hóa đơn mới thay thế.
• Với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, nếu phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót chưa được gửi cho người mua thì người bán cũng thông báo hủy hóa đơn điện tử tới cơ quan thuế. Sau đó người mua lập hóa đơn mới, ký số và gửi cơ quan thuế để được cấp mã và thay thế hóa đơn điện tử đã bị hủy.

Một lưu ý quan trọng khác là nếu hóa đơn giấy thì dùng từ xóa bỏ thì với hóa đơn điện tử dùng tử Hủy. Chính vì thế, doanh nghiệp cần lưu ý để khi đến kỳ làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu BC26/AC không khai báo nhầm cột.

Bạn cũng có thể đăng ký để nhận miễn phí nhiều tài liệu hữu ích và thông tin mới nhất về hóa đơn điện tử TẠI ĐÂY

6. Tiêu hủy hóa đơn điện tử

Tiêu hủy hóa đơn điện tử là làm cho hóa đơn điện tử không thể truy cập và tham chiếu đến thông tin chứa trong nó. Khi hóa đơn điện tử của doanh nghiệp đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của Luật Kế toán và không có quyết định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì doanh nghiệp được phép tiêu hủy (theo quy định tại Khoản 4 Điều 11 Nghị định 119/2018/NĐ-CP). Việc tiêu hủy hóa đơn điện tử không được làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các hóa đơn điện tử chưa tiêu hủy và phải đảm bảo sự hoạt động bình thường của hệ thống thông tin.

Hóa đơn điện tử đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của pháp luật kế toán, nếu không có quy định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được tiêu hủy. Việc tiêu hủy hóa đơn điện tử không được làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các thông điệp dữ liệu hóa đơn chưa được tiêu hủy và hoạt động bình thường của hệ thống thông tin.

7. Lưu trữ hóa đơn điện tử

Lưu trữ hoá đơn điện tử là hình thức sao chép toàn bộ các dữ liệu hoá đơn bán hàng, hóa đơn xuất nhập khẩu vào các thiết bị lưu trữ ngoài như USB, đĩa CD,… Ngoài ra doanh nghiệp có thể lưu trữ trực tuyến để đảm bảo sự an toàn, bảo mật và cất giữ dữ liệu của hoá đơn điện tử. Hoá đơn sau khi được khởi tạo cần phải được lưu trữ theo thời hạn quy định của Luật Kế toán, thông thường là 10 năm.

Tại Khoản 1 Điều 11 Thông tư 32/2011/TT-BTC  quy định việc lưu trữ hóa đơn điện tử được tiến hành như sau:

“Người bán, người mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán. Lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán. Trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử. Thì tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn nêu trên.

Người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin. Ví dụ như: bút nhớ (đĩa flash USB); đĩa CD và DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong) hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến”

Để tránh tình trạng mất dữ liệu hóa đơn do nhiễm virus máy tính hoặc sự cố kỹ thuật ngoài ý muốn, các doanh nghiệp nên hợp tác với đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín có hệ thống đạt các chứng chỉ về an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu.