Tổng Cục thuế và nhiều cơ quan thuế địa phương đều khuyến khích đơn vị kinh doanh áp dụng hóa đơn điện tử trước thời điểm 1/11/2020. Thông tin không mới nhưng chắc chắn sẽ khiến nhiều kế toán lúng túng không biết nên tiếp cận và triển khai hóa đơn điện tử từ đâu và như thế nào? Vậy thì kế toán hãy cập nhật ngay 3 việc cần làm trước 1/11/2020 để chủ động khi áp dụng hình thức hóa đơn mới này nhé!
>> 15 Điều Doanh nghiệp cần biết ngay về hóa đơn điện tử
>> Chuyển đổi hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử, doanh nghiệp được gì và cần phải chuẩn bị gì?
1. Tìm hiểu về quy định hóa đơn điện tử
Chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử đồng nghĩa với việc kế toán cần cập nhật những quy định mới khởi tạo, sử dụng, quản lý hóa đơn điện tử. Giai đoạn chuyển tiếp hóa đơn điện tử từ 1/11/2018 đến 31/10/2020 là thời điểm lý tưởng để Kế toán chủ động tìm hiểu về những quy định này tại các văn bản pháp luật hiện hành.
Dưới đây là 02 văn bản pháp luật chính về hóa đơn điện tử kế toán nhất định phải tìm hiểu:
- Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ – xem và tải miễn phí tại đây
- Thông tư 68/2019/TT-BTC hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 119/2018/NĐ-CP – xem và tải miễn phí tại đây
Cũng theo Thông tư 68/2019/TT-BTC thì trong giai đoạn chuyển tiếp hóa đơn điện tử (đến 31/10/2020) thì việc áp dụng hóa đơn điện tử vẫn theo quy định tại 7 văn bản chính: xem chi tiết tại đây
Kể từ ngày 1/11/2020 thì các văn bản trên sẽ chính thức hết hiệu lực và thay thế bằng Nghị định 119 và Thông tư 68. Kế toán cần hết sức lưu ý điều này để việc áp dụng hóa đơn điện tử được kịp thời và đúng quy định.
Doanh nghiệp tải tài liệu quy định, thông tin, hướng dẫn,… MỚI NHẤT về hóa đơn điện tử TẠI ĐÂY nhé!
2. Tìm hiểu về nghiệp vụ hóa đơn điện tử
Về cơ bản, các nghiệp vụ của hóa đơn điện tử cũng tương tự như hóa đơn giấy, bao gồm: khởi tạo, phát hành, quản lý và báo cáo hóa đơn. Tuy nhiên, cách thức thực hiện các nghiệp vụ này khi sử dụng hóa đơn điện tử lại hoàn toàn khác so với hóa đơn giấy.
Dưới đây là 5 điểm mới trong nghiệp vụ hóa đơn điện tử được MISA tổng hợp lại để Kế toán tiện theo dõi:
2.1. Gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng qua Email/SMS
Trung bình khi gửi hóa đơn giấy cho khách hàng ngoài việc tốn kém chi phí khoảng 20.000 – 25.000 đồng thì phải mất từ 2-5 ngày chuyển phát nhanh, hóa đơn mới đến được tay khách hàng. Hệ quả kéo theo là việc thu hồi công nợ và thời gian giao dịch kinh doanh bị kéo dài.
Với hóa đơn điện tử mọi nghiệp vụ lập, phát hành và gửi hóa đơn được thực hiện ngay trên hệ thống phần mềm của nhà cung cấp. Chỉ với vài thao tác đơn giản, trong vòng 3 -5 giây là khách hàng đã nhận được hóa đơn qua email hoắc SMS. Điều này giúp hạn chế tối đa tình trạng thất lạc hóa đơn và đẩy nhanh quy trình thu hồi công nợ cho doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, phần mềm hóa đơn điện tử còn có thể tự ghi nhớ và gợi ý thông minh email/số điện thoại của người nhận khi kế toán thao tác nghiệp vụ gửi hóa đơn nhằm tiết kiệm thời gian và tăng độ chính xác khi sử dụng.
2.2. Hóa đơn điện tử không đính kèm bảng kê
Đối với hóa đơn giấy, trường hợp khi bán hàng hóa, dịch vụ nếu danh mục hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn số dòng của một số hóa đơn, người bán hàng có thể lập thành nhiều hóa đơn hoặc ghi liên tiếp nhiều số hóa đơn hoặc sử dụng bảng kê để liệt kê các loại hàng hóa, dịch vụ đã bán kèm theo hóa đơn. Tuy nhiên, các cách trên đều gây khó khăn trong quá trình kê khai và lưu trữ.
Đối với hóa đơn điện tử, do không hạn chế số dòng và có thể thể hiện nhiều hơn một trang nên hóa đơn điện tử cũng không được phép đính kèm bảng kê. Khi bán hàng hóa và xuất hóa đơn điện tử cho khách hàng thì doanh nghiệp phải lập đầy đủ danh mục hàng hóa bán ra đảm bảo nguyên tắc thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết theo quy định tại Khoản 3 Điều 3 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính.
2.3. Hóa đơn điện tử không được phép cách số, lùi ngày
Cách số và lùi ngày là thủ thuật quen thuộc được kế toán sử dụng khi xuất hóa đơn giấy. Tuy nhiên, điều này không đảm bảo tính minh bạch, chính xác cho hóa đơn.
Với hóa đơn điện tử, thời điểm xuất hóa đơn được xác định cụ thể: “Thời điểm lập hóa đơn điện tử xác định theo thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm (ví dụ: ngày 30 tháng 4 năm 2019) và phù hợp với hướng dẫn tại Điều 4 Thông tư 68/2019/TT-BTC.” Như vậy, hóa đơn điện tử xuất lùi ngày là không hợp pháp, hợp lệ.
Bên cạnh đó, theo nguyên tắc, hóa đơn điện tử được cấp số liên tục và tự động nên doanh nghiệp cũng không thể cách số hoặc chừa số hóa đơn. Hóa đơn điện tử có ngày lập và ngày ký khác nhau hoặc không có ngày ký sẽ không được công nhận tính hợp pháp.
2.4. Lưu trữ hóa đơn điện tử trực tuyến
Lưu trữ hóa đơn giấy tại tủ, kho của doanh nghiệp có rất nhiều bất cập như: tốn thời gian, tra cứu khó khăn, chi phí lưu kho lớn, dễ bị mất hỏng,…
Đối với hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp vừa có thể lưu trữ trực tuyến trên hệ thống của nhà cung cấp phần mềm, vừa có thể xuất nhập khẩu vào các thiết bị lưu trữ ngoài như USB, đĩa CD,…Điều này không những cắt giảm được chi phí lưu kho, đảm bảo an toàn, bảo mật cho dữ liệu hóa đơn mà còn giúp việc tra cứu hóa đơn trở nên nhanh chóng, dễ dàng chỉ với vài thao tác.
Doanh nghiệp dùng thử MIỄN PHÍ đầy đủ tính năng hóa đơn điện tử MISA trong 7 ngày, vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc ĐĂNG KÝ tại:
>> Hóa đơn điện tử có được xuất kèm bảng kê không?
>> Lưu trữ hóa đơn điện tử có gì tiện hơn so với hóa đơn giấy?
2.5. Hóa đơn điện tử tự động tổng hợp báo cáo chính xác
Thay vì phải tự tổng hợp và làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng/quý 1 cách thủ công và dễ sai sót thì hóa đơn điện tử sẽ giúp kế toán tối ưu nghiệp vụ này.
Khi sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử, hệ thống sẽ tự động cập nhật tổng quan thông tin như: Tổng giá trị hóa đơn đã phát hành trong năm, số lượng hóa đơn phát hành trong năm, biểu đồ tình hình sử dụng,… Điều này rất tiện để kế toán và cấp quản lý theo dõi hàng ngày, hàng giờ.
Bên cạnh đó, kế toán chỉ cần vài thao tác đơn giản là phần mềm sẽ tự động lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu BC26/AC một cách chính xác trong vòng vài giây.
3. Lựa chọn đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử phù hợp nhất
Để chuẩn bị cho việc triển khai hóa đơn điện tử có hiệu quả trước thời hạn 01/11/2020 thì doanh nghiệp và kế toán cần lựa chọn được phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp của nhà cung cấp uy tín.
Kế toán và doanh nghiệp có thể dựa trên một số tiêu chí để đánh giá và lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp như:
- Phần mềm hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý
- Phần mềm hóa đơn điện tử ổn định, chất lượng
- Phần mềm hóa đơn điện tử dễ dàng sử dụng
- Tiêu chuẩn, chứng chỉ về an toàn bảo mật
- Chi phí tương xứng với chất lượng
- Được nhiều doanh nghiệp khác sử dụng
- Uy tín của đơn vị cung cấp
Bên cạnh đó, Kế toán cũng cần biết rằng, Thông tư số 68/2019/TT-BTC quy định rất chặt chẽ về điều kiện để trở thành nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. Do đó doanh nghiệp và kế toán có thể căn cứ vào mức độ đáp ứng Thông tư 68 của các nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử để có được sử lựa chọn phù hợp nhất. Xem chi tiết 4 Tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử đáp ứng Thông tư 68/2019/TT-BTC TẠI ĐÂY. Một cách nữa để kế toán và doanh nghiệp dễ dàng lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử tốt nhất là trải nghiệm/dùng thử các thao tác và nghiệp vụ trên chính phần mềm đó.
Phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice được xây dựng dựa trên sự tư vấn của phòng CNTT Tổng cục thuế và đã được các cơ quan thuế lớn Hà Nội, TP Hồ Chí Minh, Quảng Ninh, Bình Dương, Bắc Ninh,… kiểm nghiệm chất lượng hàng đầu và khuyến nghị đơn vị lựa chọn.
Mới đây nhất, phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice còn xuất sắc là giải pháp hóa đơn điện tử duy nhất đạt TOP 10 SAO KHUÊ 2020 và được nhiều đầu báo lớn như: Dân Trí, ICTnews,.. đánh giá MISA meInvoice là giải pháp Hóa đơn điện tử được ưa chuộng nhất Việt Nam.
Tính đến thời điểm hiện tại, MISA meInvoice là phần mềm hóa đơn điện tử được sử dụng phổ biến nhất với hơn 100.000 tổ chức kinh doanh và doanh nghiệp lựa chọn sử dụng. Theo khảo sát, 98,2% khách hàng đánh giá là phần mềm dễ sử dụng nhất hiện nay. Ngay cả khi kế toán không am hiểu về công nghệ thì vẫn hoàn toàn có thể sử dụng phần mềm một cách thoải mái và hiệu quả nhất.
Mong muốn hỗ trợ doanh nghiệp triển khai hóa đơn điện tử nhanh chóng và tiết kiệm, MISA có những ưu đãi đặc biệt:
- TẶNG THÊM 300 hóa đơn điện tử khi doanh nghiệp đăng ký gói bất kỳ
- Miễn 5 loại phí lên đến 5 TRIỆU:
- Miễn 100% phí thuê bao hàng năm
- Miễn 100% phí thiết kế mẫu hóa đơn cơ bản
- MIỄN 100% phí tích hợp với các phần mềm kế toán, bán hàng, quản trị khác nhau
- MIỄN 100% phí tư vấn thủ tục đăng ký sử dụng HĐĐT với Cơ quan Thuế
- MIỄN 100% phí lưu trữ, tra cứu hóa đơn 10 năm
Để doanh nghiệp dễ dàng sử dụng, MISA hỗ trợ tối đa chi phí triển khai hóa đơn điện tử. Khách hàng có nhu cầu dùng thử MIỄN PHÍ phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc ĐĂNG KÝ tại:
>> Chính thức ban hành Thông tư 68/2019/TT-BTC hướng dẫn Nghị định 119/2018/NĐ-CP về hóa đơn điện tử
>> Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử là 1/11/2020 chứ không phải 1/7/2022 như doanh nghiệp lầm tưởng
>> Hướng dẫn thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng
>> 4 Tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử đáp ứng Thông tư 68/2019/TT-BTC
024 3795 9595
https://www.misa.vn/
