Hướng dẫn thủ tục thay đổi nhà cung cấp hóa đơn điện tử nhanh chóng

Lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán (hiện hành là 10 năm). Toàn bộ số hóa đơn của Doanh nghiệp lưu trữ tất cả trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử của đơn vị cung cấp. Việc lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử phù hợp để dùng lâu dài là yếu có tiên quyết giúp Doanh nghiệp giải quyết bài toán quản lý hóa đơn an toàn, dễ sử dụng.

Hiện nay, nhiều Doanh nghiệp “nóng vội” lựa chọn nhà cung cấp không phù hợp với Doanh nghiệp nhưng vẫn muốn tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử. Vậy thủ tục để thay đổi nhà cung cấp hóa đơn điện tử như thế nào? Doanh nghiệp có cần đăng ký thủ tục mới với Cơ quan Thuế?

Hướng dẫn thủ tục thay đổi nhà cung cấp hóa đơn điện tử nhanh chóng

Bản chất mỗi 1 mẫu số ký hiệu trên hóa đơn điện tử của mỗi nhà cung cấp là khác nhau, do vậy khi muốn chuyển đổi hóa đơn điện tử từ nhà cung cấp A sang nhà cung cấp B: Doanh nghiệp sẽ phải nộp hồ sơ đăng ký phát hành để thay đổi mẫu hóa đơn mới tới Cơ quan Thuế hoặc yêu cầu nhà cung cấp B thiết kế mẫu hóa đơn giống hệt mẫu doanh nghiệp đang sử dụng.

Tại bài viết dưới đây, MISA hướng dẫn Doanh nghiệp cụ thể các bước thay đổi nhà cung cấp như sau:

Bước 1: Doanh nghiệp hủy hóa đơn đã thông báo phát hành nhưng không tiếp tục sử dụng

Khi chuyển đổi nhà cung cấp hóa đơn điện tử, trường hợp Doanh nghiệp đã sử dụng hết hóa đơn đã thông báo phát hành thì tiến hành luôn bước 2: Gửi hồ sơ thông báo phát hành tới Cơ quan Thuế.

Theo thông tư 39/2014/TT-BTC thì trong trường hợp thông tin hóa đơn GTGT bị viết sai hay hai bên mua và bán không thực hiện hợp đồng nữa thì cần lập biên bản hủy hóa đơn để xóa bỏ hóa đơn đó theo mẫu biên bản hủy hóa đơn:

Mẫu biên bản hủy hóa đơn mới nhất

Doanh nghiệp tải tài liệu quy định, thông tin, hướng dẫn,… MỚI NHẤT về hóa đơn điện tử TẠI ĐÂY nhé!

>> Biên bản điều chỉnh, Biên bản hủy, thu hồi hóa đơn
>> Tải biên bản hủy hóa đơn mới nhất năm 2020 theo Thông tư 39/2014/TT-BTC

Thay vì phải tìm mẫu và lập biên bản một cách thủ công, kế toán có thể lập và gửi BBH này ngay trên phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice.

Trên phần mềm MISA meInvoice đã có sẵn biển mẫu hủy hóa đơn cập nhật theo Thông tư 39/2014/TT-BTC. Do đó doanh nghiệp chỉ cần chọn và điền thông tin cần thiết, MISA meInvoice sẽ tự động lập biên bản, cho phép người bán: Ký số và gửi biên bản này tới khách hàng để khách hoàn thành nốt thủ tục xác nhận và ký số.

Hủy hóa đơn đã thông báo phát hành nhưng không tiếp tục sử dụng nhanh chóng trên phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice

Bước 2: Nộp hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử của nhà cung cấp mới tới Cơ quan Thuế

Khi chuyển đổi nhà cung cấp hóa đơn điện tử, Doanh nghiệp cần gửi hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử với mẫu hóa đơn mới tới Cơ quan Thuế:

• Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử ( Theo Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)

• Thông báo phát hành hoá đơn điện tử theo Mẫu. (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)

• Mẫu hóa đơn điện tử của nhà cung cấp mới