Hóa đơn điện tử file XML: Hướng dẫn đọc file, tải về và lưu trữ

Hóa đơn điện tử file XML là định dạng bắt buộc của hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, cách mở để đọc file này, tải về và lưu trữ như thế nào thì không phải kế toán và doanh nghiệp nào cũng nắm rõ. Hãy theo dõi bài viết dưới đây để biết chi tiết về phần mềm đọc hóa đơn điện tử đuôi XML, cách đọc hóa đơn điện tử XML online dễ dàng và tiện lợi nhất cho dân văn phòng và dân thuế. 

1. Quy định về định dạng hóa đơn điện tử file XML

Căn cứ theo điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về Định dạng hóa đơn điện tử là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của các trường thông tin phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử. Định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh “eXtensible Markup Language” được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin).

Định dạng hóa đơn điện tử gồm hai thành phần:

• Thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử
• Thành phần chứa dữ liệu chữ ký số.

Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì có thêm thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã cơ quan thuế.

2. Cách đọc file XML hóa đơn điện tử

Cách 1: Mở file XML hóa đơn điện tử trực tiếp trên máy tính

Để mở file XML hóa đơn điện tử trực tiếp trên máy tính bạn thực hiện theo 2 bước sau:

• Bước 1: Tải hóa đơn điện tử định dạng XML về máy tính
• Bước 2: Click chuột phải vào file XML cần mở  >> Chọn Open with\Internet Explorer hoặc Microsoft Edge

Lưu ý: Cách mở file XML này chỉ hiển thị ở dạng code

Cách 2: Sử dụng phần mềm đọc hóa đơn điện tử XML Interview

Interview là phần mềm hỗ trợ đọc file XML của Tổng cục Thuế đồng thời hỗ trợ doanh nghiệp đọc và nộp các tờ khai như hóa đơn tài chính, báo cáo Thuế,…

Để sử dụng phần mềm đọc hóa đơn điện tử XML bạn thực hiện theo 4 bước sau:

• Bước 1: Tải phần mềm Interview về máy và giải nén.
• Bước 2: Chọn “Next” để cài đặt phần mềm đọc hóa đơn điện tử XML Interview.
• Bước 3: Ở cửa sổ “Select Additional Tasks”, tích chọn ô “Create a desktop shortcut” để tạo biểu tượng phần mềm.
• Bước 4: Cài đặt phần mềm, quá trình cài đặt sẽ diễn ra trong khoảng 10s-15s.
• Bước 5: Mở phần mềm Interview và chọn “Tệp hồ sơ” để mở tệp hóa đơn điện tử. Hóa đơn điện tử file XML sẽ được hiển thị chi tiết trên màn hình.

Lưu ý: 

• Sử dụng phần mềm đọc file XML hóa đơn điện tử phiên bản mới nhất để hạn chế lỗi.
• Phần mềm Interview chỉ có thể sử dụng trên hệ điều hành Windows

Cách 3: Tra cứu hóa đơn điện tử theo file xml trên Meinvoice để xem

Để đọc file XML hóa đơn điện tử trên trang tra cứu hóa đơn của Meinvoice bạn thực hiện theo 3 bước sau:

• Bước 1: Tải hóa đơn điện tử định dạng XML về máy tính
  • Mở email thông báo hóa đơn điện tử được người bán gửi đến
  • Nhấn vào link liên kết trên email
  • Tải file hóa đơn đính kèm (định dạng XML) về máy tính
• Bước 2: Truy cập trang tra cứu hóa đơn điện tử >> chọn tab Theo file xml.
• Bước 3: Click Chọn file để tải hóa đơn điện tử file XML cần đọc lên.

• Bước 4: Hệ thống trả kết quả đọc file xml hóa đơn điện tử

Lưu ý:

• Không chỉnh sửa nội dung file XML để tra cứu hóa đơn điện tử thành công
• Nếu chọn file XML không đúng định dạng quá 5 lần, sẽ phải nhập Mã bảo mật (Captcha) do hệ thống cung cấp.

3. Có phải lưu trữ hóa đơn điện tử file XML không?

Tại Điều 6 nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định việc lưu trữ hóa đơn điện tử được tiến hành như sau:

Điều 6. Bảo quản, lưu trữ hóa đơn, chứng từ

1. Hóa đơn, chứng từ được bảo quản, lưu trữ đảm bảo:

a) Tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;

b) Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán.

2. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.

3. Hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, chứng từ đặt in, tự in phải bảo quản, lưu trữ đúng với yêu cầu sau:

a) Hóa đơn, chứng từ chưa lập được lưu trữ, bảo quản trong kho theo chế độ lưu trữ bảo quản chứng từ có giá.

b) Hóa đơn, chứng từ đã lập trong các đơn vị kế toán được lưu trữ theo quy định lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.

c) Hóa đơn, chứng từ đã lập trong các tổ chức, hộ, cá nhân không phải là đơn vị kế toán được lưu trữ và bảo quản như tài sản riêng của tổ chức, hộ, cá nhân đó.

Như vậy, hóa đơn điện tử file XML sẽ được lưu trữ trên hệ thống hóa đơn điện tử của nhà cung cấp hoặc doanh nghiệp có thể tải về để tự lưu trữ. Thời gian lưu trữ là 10 năm theo quy định của pháp luật.

4. Cách lưu trữ hóa đơn điện tử file XML khoa học

Dưới đây là hướng dẫn đọc hóa đơn điện tử đuôi xml và hướng dẫn lưu trữ hóa đơn điện tử một cách khoa học trên phần mềm đọc hóa đơn điện tử đuôi xml.

Để tải và lưu trữ file XML của hóa đơn điện tử, doanh nghiệp thực hiện 3 bước sau:

• Bước 1: Sau khi tra cứu và xem được hóa đơn, chọn tải hóa đơn dạng XML:

• Bước 2: Nhấn OK để tải hóa đơn về máy.

• Bước 3: Mở thư mục lưu hóa đơn tải về trên máy tính, giải nén file để lấy thông tin hóa đơn điện tử đã phát hành cần lưu trữ.

Sau khi hoàn tất tải hóa đơn điện tử về máy tính, kế toán có thể thực hiện lưu trữ theo quy trình lưu trữ được quy định tại doanh nghiệp hoặc thực hiện theo gợi ý dưới đây để việc lưu trữ được khoa học, an toàn:

Với hóa đơn mua vào:

• Tạo một email riêng để lưu hóa đơn và thông báo email này tới tất cả bên bán. Đồng thời email này sẽ được cài đặt để chuyển tiếp về email cấp quản lý.
• Lập thư mục Google Drive với chính email lưu nhận hóa đơn đó.
• Khi nhận được email kế toán tải xuống lưu trữ tại thư mục trên máy tính (như lưu 1 file Excel), Đổi tên file hóa đơn đó tương ứng với Mst, tên người bán, số hóa đơn.
• Sau đó mở hóa đơn ra kiểm tra sơ bộ và cập nhật một số thông tin trên tờ hóa đơn vào 1 file Excel như: mã số thuế người bán, mã tra cứu hóa đơn và chèn link trỏ tới hóa đơn đó để tiện tra cứu khi cần.
• Đồng bộ thư mục máy tính chứa hóa đơn lên Google Drive

Với hóa đơn điện tử bán ra:

• Khi lập phiếu trước khi ký nên bật chế độ xem trước để kiểm tra các thông tin trên hóa đơn như: tên khách hàng và các chỉ tiêu hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền, VAT, số tiền bằng chữ…
• Sau khi ký hóa đơn xong thì xem lại lần nữa trước khi gửi cho khách hàng để tránh sai sót.
• Thực hiện lưu trữ hóa đơn vào một thư mục trên máy tính: Cập nhật một số nội dung trên hóa đơn điện tử đó vào 1 file excel như: Tên khách hàng, mã số thuế, Số tiền trước VAT, Sau VAT, mã tra cứu. Đồng thời, kế toán nên chèn link trỏ tới hóa đơn này để tiện tra cứu khi cần
• Thư mục chứa file excel này cũng nên được đồng bộ với Google Drive để đảm bảo an toàn dữ liệu.

Hi vọng những hướng dẫn chi tiết trên sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn khi bước đầu tiếp cận với hóa đơn điện tử. Đồng thời, tạo được sự khoa học, an toàn trong lưu trữ hóa đơn điện tử.

Phần mềm đọc hóa đơn điện tử đuôi xml tốt nhất hiện nay

MISA meInvoice là phần mềm hóa đơn điện tử tốt nhất đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ hóa đơn theo đúng Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 32/2011/TT-BTC, Thông tư 39/2014/TT-BTC… và sẵn sàng đáp ứng Thông tư 68/2019/TT-BTC. Đây là phần mềm hóa đơn điện tử được đông đảo Doanh nghiệp và Cơ quan Thuế trên khắp cả nước đánh giá cao về chất lượng, hỗ trợ và tính năng ưu việt đem lại cho Doanh nghiệp:

• đọc Dễ dàng phát hành hóa đơn mọi lúc mọi nơi qua mobile, website, desktop
• Dễ dàng kết nối hơn 60 phần mềm kế toán, bán hàng, quản trị phổ biến giúp tiết kiệm hơn 80% thời gian nhập liệu
• Tự động tổng hợp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, tờ khai thuế GTGT & xuất khẩu dữ liệu dễ dàng để kê khai thuế
• Đáp ứng đầy đủ mẫu hóa đơn theo nhu cầu quản trị của doanh nghiệp thuộc mọi ngành nghề & đầy đủ thông tin theo quy định của CQT
• ….

Để doanh nghiệp dễ dàng sử dụng, MISA hỗ trợ tối đa chi phí triển khai hóa đơn điện tử. Khách hàng có nhu cầu dùng thử MIỄN PHÍ phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice của MISA vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc ĐĂNG KÝ tại: