Hóa đơn điện tử tại Đồng Nai – Tổng hợp quy định và hướng dẫn chuyển đổi từ A-Z

Hóa đơn điện tử tại Đồng Nai – Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Thông tư 68/2019/TT-BTC quy định: Từ ngày 01/11/2020, 100% Doanh nghiệp phải chuyển đổi sang hóa đơn điện tử, bao gồm Doanh nghiệp tại Đồng Nai và hóa đơn giấy còn tồn được sử dụng song song tới ngày 31/10/2020.

Tại bài viết dưới đây, MISA cung cấp tài liệu, hướng dẫn nhằm giúp Doanh nghiệp tại Đồng Nai hiểu rõ hơn về hóa đơn điện tử cũng như quy định áp dụng.

>> 15 Điều Doanh nghiệp cần biết ngay về hóa đơn điện tử
>> Chuyển đổi hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử, doanh nghiệp được gì và cần phải chuẩn bị gì?
>> Hướng dẫn thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng

1.  Hóa đơn điện tử là gì? Doanh nghiệp được lợi gì khi sử dụng hóa đơn điện tử?

Theo Điều 3, Thông tư 32/2011/TT-BTC ban hành ngày 14 tháng 3 năm 2011

Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hoá đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Hóa đơn điện tử gồm các loại: Hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn giá trị gia tăng; hóa đơn bán hàng; hoá đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

Phát hành, quản lý, báo cáo hóa đơn nhanh chóng trên phần mềm hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử khắc phục được hoàn toàn nhược điểm của hóa đơn giấy. Khi sử dụng hóa đơn giấy doanh nghiệp mất rất nhiều thời gian trong việc quản lý, bảo quản hóa đơn, tốn kém chi phí về in ấn… nhưng khi chuyển sang sử dụng hóa đơn giấy thì doanh nghiệp có được rất nhiều những lợi ích như:

• Tiết kiệm 90% chi phí in ấn, vận chuyển, lưu trữ và bảo quản hóa đơn
• Người mua tức thời nhận được hóa đơn, rút ngắn thời gian thu nợ
• Không xảy ra cháy, hỏng, mất hóa đơn. Tăng độ tin cậy cho hóa đơn của doanh nghiệp
• Phát hành, quản ký, báo cáo hóa đơn mọi lúc mọi nơi qua Mobile, Website, Desktop
• …

Tại Bệnh viện đa khoa Đồng Nai, ngoài việc nhận hóa đơn điện tử từ các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp cung cấp hàng hóa, gần 2 năm nay, bệnh viện đã triển khai thí điểm phát hành hóa đơn điện tử cho bệnh nhân tại nhà thuốc của bệnh viện.

Ông Phạm Minh Thắng, Kế toán trưởng Bệnh viện đa khoa Đồng Nai cảm thấy hài lòng về hóa đơn điện tử:  “Ưu điểm nổi trội của hóa đơn điện tử so với hóa đơn giấy là khả năng lưu trữ vĩnh viễn. Nhân viên sẽ không còn phải “đau đầu” lưu trữ, sợ mất, thất lạc hóa đơn như trước kia. Ngoài ra, hóa đơn điện tử còn giúp công khai, minh bạch các giao dịch hàng hóa, tránh tình trạng hóa đơn khống gây thất thoát, lãng phí tiền cho doanh nghiệp, cơ quan, đơn vị. Bên cạnh đó, phía xuất hóa đơn điện tử cũng giảm được rất nhiều chi phí in ấn như hóa đơn giấy”.

Cục Thuế Đồng Nai cũng khuyến khích Doanh nghiệp trên địa bàn làm thủ tục chuyển đổi sớm trước thời hạn 01/11/2020 để nhận hỗ trợ tốt nhất từ Cơ quan Thuế và nhà cung cấp hóa đơn điện tử.

Doanh nghiệp tải tài liệu quy định, thông tin, hướng dẫn,… MỚI NHẤT về hóa đơn điện tử TẠI ĐÂY nhé!

>> Cục thuế Đồng Nai giải đáp về việc sử dụng tiếng Việt không dấu trên hóa đơn điện tử
>> Thời gian bắt buộc Doanh nghiệp áp dụng hóa đơn điện tử từ 1/11/2020 hay 1/7/2022?

2. Điều kiện để doanh nghiệp tại Đồng Nai sử dụng hóa đơn điện tử

Điều kiện để Doanh nghiệp trên địa bàn khởi tạo hóa đơn điện tử được quy định tại Khoản 2, Điều 4 Thông tư 32/2011/TT-BTC. Cụ thể như sau:

• Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng
• Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử
• Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định
• Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật
• Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
• Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:

– Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu

– Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.

Doanh nghiệp dùng thử MIỄN PHÍ đầy đủ tính năng hóa đơn điện tử MISA trong 7 ngày, vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc ĐĂNG KÝ tại:

3. Hướng dẫn đăng ký hóa đơn điện tử tại Đồng Nai

Doanh nghiệp tại Đồng Nai có thể lựa chọn gửi hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử qua mạng hoặc bằng văn bản giấy để gửi đến Cơ quan Thuế trên địa bàn để được cấp phép sử dụng. Trong quá trình đăng ký, Doanh nghiệp nên lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử có kinh nghiệm uy tín lâu năm về tài chính kế toán để được hỗ trợ, tư vấn thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử nhanh chóng.