10 Điều Doanh nghiệp tại Hải Phòng cần biết ngay về hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử tại Hải Phòng – Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Thông tư 68/2019/TT-BTC quy định về việc triển khai hóa đơn điện tử: Từ ngày 01/11/2020, 100% Doanh nghiệp phải chuyển đổi sang hóa đơn điện tử, bao gồm Doanh nghiệp tại Hải Phòng. Đồng thời, hóa đơn giấy còn tồn được sử dụng song song tới ngày 31/10/2020.

Để việc chuyển đổi từ sử dụng hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử nhanh chóng và hiệu quả nhất, MISA giải đáp và tổng hợp toàn bộ về: Quy định, thông tin, hướng dẫn sử dụng, thủ tục đăng ký,… ngay tại bài viết dưới đây.

>> 15 Điều Doanh nghiệp cần biết ngay về hóa đơn điện tử
>> Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử là 1/11/2020 chứ không phải 1/7/2022 như doanh nghiệp lầm tưởng
>> Chuyển đổi hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử, doanh nghiệp được gì và cần phải chuẩn bị gì?

1. Doanh nghiệp tại Hải Phòng được lợi gì khi sử dụng hóa đơn điện tử?

Căn cứ theo khoản 1, Điều 3, Thông tư 32/2011/TT-BTC ngày 14 tháng 3 năm 2011 của Bộ Tài Chính quy định về hóa đơn điện tử:

“Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử phải đáp ứng các nội dung quy định tại Điều 6 Thông tư này.

Hoá đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử…”

Hóa đơn điện tử khắc phục được hoàn toàn nhược điểm của hóa đơn giấy Doanh nghiệp đang sử dụng. Loại hình hóa đơn mới giúp Doanh nghiệp:

• Tiết kiệm 90% chi phí in ấn, vận chuyển, lưu trữ và bảo quản hóa đơn
• Người mua tức thời nhận được hóa đơn, rút ngắn thời gian thu nợ
• Không xảy ra cháy, hỏng, mất hóa đơn. Tăng độ tin cậy cho hóa đơn của doanh nghiệp
• Phát hành, quản ký, báo cáo hóa đơn mọi lúc mọi nơi qua Mobile, Website, Desktop
• …

2. Hóa đơn điện tử gồm những loại nào?

Điều 5, Nghị định 119/2018/NĐ-CP nêu rõ các loại hóa đơn điện tử như sau:

1. Hóa đơn giá trị gia tăng là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Hóa đơn giá trị gia tăng trong trường hợp này bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
2. Hóa đơn bán hàng là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp. Hóa đơn bán hàng trong trường hợp này bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
3. Các loại hóa đơn khác, gồm: Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung quy định tại Điều 6 Nghị định này.
4. Hóa đơn điện tử quy định tại khoản 1, khoản 2, khoản 3 Điều này phải theo định dạng chuẩn dữ liệu do Bộ Tài chính quy định.

Doanh nghiệp tải tài liệu quy định, thông tin, hướng dẫn,… MỚI NHẤT về hóa đơn điện tử TẠI ĐÂY nhé!

3. Nội dung hóa đơn điện tử đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp với Cục Thuế Hải Phòng

Mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ hợp pháp trên phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice

Hóa đơn điện tử có các nội dung sau:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế);
• Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng
• Tổng số tiền thanh toán
• Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán
• Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có)
• Thời điểm lập hóa đơn điện tử
• Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
• Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có).

4. Điều kiện để doanh nghiệp tại Hải Phòng sử dụng hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp, tổ chức thuộc diện triển triển khai áp dụng hóa đơn điện tử là các tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong kê khai với CQT; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử được quy định tại Khoản 2 Điều 4 Thông tư 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài Chính.

Doanh nghiệp nên lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử có kinh nghiệm uy tín lâu năm về tài chính kế toán để được hỗ trợ, tư vấn thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử nhanh chóng.

Chi tiết công văn từ Cục Thuế Hải Phòng về việc triển khai hóa đơn điện tử trên địa bàn, Doanh nghiệp xem TẠI ĐÂY nhé!

Doanh nghiệp dùng thử MIỄN PHÍ đầy đủ tính năng hóa đơn điện tử trong 7 ngày, vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc ĐĂNG KÝ tại:

>> Thời gian bắt buộc Doanh nghiệp áp dụng hóa đơn điện tử từ 1/11/2020 hay 1/7/2022?
>> Doanh nghiệp dùng hết hóa đơn giấy trước 1/11/2020 liệu có được đặt in?
>> 4 Lưu ý kế toán cần biết trước thời hạn bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử

5. Thời gian áp dụng hóa đơn điện tử tại Hải Phòng

Theo Điều 35 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ quy định, việc tổ chức thực hiện HĐĐT, HĐĐT có mã xác thực của cơ quan thuế  xong đối với các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh chậm nhất là ngày 1/11/2020.

Theo ý kiến của Tổng Cục Thuế thì trước khi có Thông tư hướng dẫn của Luật Quản lý thuế số 38/QH14/2019 và Nghị định về hóa đơn, chứng từ điện tử thay thế Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Doanh nghiệp trên địa bàn nên sớm chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Nghị định 119, Thông tư 68 để nhận lợi ích lâu dài, tối ưu công tác quản lý hóa đơn cho Doanh nghiệp như:

• Tối ưu hóa các công việc liên quan đến hóa đơn: Sử dụng hóa đơn điện tử sẽ giúp doanh nghiệp tại Hải Phòng xóa bỏ quy trình viết tay hóa đơn, rút ngắn thời gian cho việc phát hành, xử lý và quản lý hóa đơn,…
• Doanh nghiệp có cơ hội làm quen với những quy định, quy trình mới về hóa đơn điện tử
• Xu thế chuyển đổi số: Kế toán, tài chính cần tối ưu các công việc, quy trình
• Thúc đẩy nhanh quy trình kinh doanh và quá trình thanh toán của khách hàng
• Tạo ấn tượng về sự chuyên nghiệp trong mắt khách hàng và đối tác

6. Doanh nghiệp được sử dụng song song hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy đến bao giờ?

Quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP thì doanh nghiệp, tổ chức, hộ và cá nhân kinh doanh có 02 năm (từ 1/11/2018 đến 31/10/2020) để thực hiện chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử. Trong thời gian này, việc áp dụng hóa đơn điện tử vẫn thực hiên theo quy định tại Thông tư 32/2011/TT-BTC, do đó:

“Tổ chức kinh doanh có thể đồng thời tạo nhiều hình thức hóa đơn khác nhau (hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử) và phải thực hiện thông báo phát hành từng hình thức hóa đơn theo quy định.

Trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, đối với mỗi lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, tổ chức kinh doanh chỉ sử dụng một (01) hình thức hóa đơn, cụ thể: nếu tổ chức kinh doanh sử dụng hóa đơn tự in cho lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thì không dùng hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử cho lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đó; nếu sử dụng hóa đơn điện tử thì không sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in; nếu sử dụng hóa đơn đặt in thì không sử dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn tự in”.

Như vậy, trước nhiều thắc mắc của doanh nghiệp trên địa bàn Hải Phòng rằng có phải hủy hóa đơn giấy rồi mới được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử hay không? MISA xin được trả lời ngắn gọn như sau:

Trước ngày 1/11/2020, doanh nghiệp trên địa bàn hoàn toàn có thể sử dụng song song hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy. Do đó, doanh nghiệp không cần hủy số hóa đơn giấy chưa sử dụng mà chỉ cần lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp và thực hiện đăng ký phát hành hóa đơn điện tử để bắt đầu sử dụng.

Doanh nghiệp tải tài liệu quy định, thông tin, hướng dẫn,… MỚI NHẤT về hóa đơn điện tử TẠI ĐÂY nhé!

7. Trình tự, thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử tại Hải Phòng

Trên địa bàn hiện có nhà cung cấp MISA – Đơn vị uy tín 25 năm kinh nghiệp chuyên phát triển phần mềm trong lĩnh vực tài chính kế toán, hóa đơn điện tử, kê khai Thuế (T-VAN),… hỗ trợ Doanh nghiệp thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử với Cụ Thuế Hải Phòng nhanh chóng và hướng dẫn sử dụng cụ thể.

(1) Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, Doanh nghiệp tại Hải Phòng phải thực hiện thông báo phát hành hóa đơn điện tử với bộ hồ sơ như sau:

• Ban hành quyết định áp dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 1 Phụ lục đính kèm Thông tư 32/2019/TT-BTC), có chữ ký của người thẩm quyền và dấu của đơn vị.

Mẫu 01: Mẫu quyết định về việc áp dụng hóa đơn điện tử (Thông tư 32/2011/TT-BTC)

• Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC hoặc mẫu TB01/AC tại phần mềm hỗ trợ kê khai

Mẫu số 2: Mẫu thông báo phát hành hóa đơn điện tử  (Thông tư 32/2011/TT-BTC)

• Tạo mẫu hóa đơn điện tử theo đúng định dạng gửi cho người mua, có chữ ký số

Hoá đơn mẫu do nhà phân phối giải pháp cung cấp. Hiện nay, hóa đơn điện tử MISA meInvoice đáp ứng hơn 150 mẫu hóa đơn theo nhu cầu quản trị của Doanh nghiệp và đầy đủ thông tin theo quy định của Cơ quan Thuế.

Doanh nghiệp trải nghiệm tự thiết kế mẫu hóa đơn theo mọi lĩnh vực ngành nghề TẠI ĐÂY!

(2) Gửi hồ sơ thông báo nêu trên tới CQT quản lý trực tiếp chậm nhất 02 ngày trước khi bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử bằng văn bản giấy hoặc gửi qua mạng.

(3) CQT có trách nhiệm cập nhật kịp thời thông báo phát hành hóa đơn điện tử và truyền tải lên trang thông tin điện tử của TCT.

(4) Khi sử dụng hóa đơn điện tử, Doanh nghiệp nên nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử cho CQT quản lý trực tiếp theo quy định tại Điều 27 Thông tư 39/2014/TT-BTC.

>> Hướng dẫn thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng
>> Doanh nghiệp được sử dụng song song hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy đến bao giờ?
>> Có thể xuất hóa đơn điện tử lùi ngày được không? Ghi lùi ngày của hóa đơn bị phạt như thế nào?

8.  Cục Thuế Hải Phòng phản hồi về ngày lập hóa đơn điện tử

Theo Khoản 1, Điều 4 Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử như sau:

” Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán (trừ hộ, cá nhân kinh doanh quy định tại khoản 6 Điều 12 Nghị định này) phải lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế để giao cho người mua theo định dạng chuẩn dữ liệu mà cơ quan thuế quy định và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Nghị định này, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.“

Căn cứ khoản 3,4 Điều 7 của Nghị định 119 và khoản 2 tại Điều 7: ” Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.”

Căn cứ Thông tư 39/2014/TT-BTC mục a, khoản 2, điều 16 quy định cách lập một số tiêu thức cụ thể trên hóa đơn: “Ngày lập hóa đơn đối với cung ứng dịch vụ là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.”

Từ các căn cứ trên Cục Thuế Hải Phòng phản hồi Doanh nghiệp về thời điểm lập hóa đơn điện tử và giao cho khách là thời điểm việc hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu tiền hay chưa. Trường hợp công ty cung cấp dịch vụ cho khách hàng thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.

Doanh nghiệp xem thêm phản hồi cụ thể từ Cục Thuế Hải Phòng giải đáp Công ty TNHH TOYODA trên địa bàn tại đây nhé!

Doanh nghiệp dùng thử MIỄN PHÍ đầy đủ tính năng hóa đơn điện tử trong 7 ngày, vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc ĐĂNG KÝ tại:

9. Người mua có phải thực hiện ký số vào hóa đơn điện tử không?

• Đối với khách hàng là khách hàng cá nhân, khách hàng lẻ:

Doanh nghiệp không cần sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế thì không cần thiết phải ký điện tử vào hóa đơn điện tử nhận được.

• Đối với khách hàng là doanh nghiệp:

Doanh nghiệp cần sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế thì bắt buộc phải ký điện tử vào hóa đơn điện tử nhận được thì hóa đơn mới được coi là hóa đơn điện tử hoàn chỉnh và có tính pháp lý, sử dụng được với cơ quan Thuế.

• Đối với hóa đơn mua hàng là điện, nước, viễn thông, khách hàng không nhất thiết phải có chữ ký của người mua và dấu của người bán, hóa đơn vẫn được coi là hóa đơn có tính pháp lý, được cơ quan Thuế chấp nhận.

Ngoài ra còn có một số trường hợp đặc biệt mà bên bán xin phép cơ quan thuế chấp nhận cho bên mua của mình không cần phải ký số vào hóa đơn

10. Nhà cung cấp hóa đơn điện tử được đông đảo Doanh nghiệp sử dụng nhất tại Hải Phòng

MISA là công ty TOP đầu vinh dự được các Cục Thuế: TP Hà Nội, TP Hồ Chí Minh, Đồng Nai, Bắc Ninh, Quảng Ninh, Hải Phòng, … kiểm định và lựa chọn đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ hóa đơn theo đúng Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 32/2011/TT-BTC, Thông tư 39/2014/TT-BTC… và sẵn sàng đáp ứng Thông tư 68/2019/TT-BTC. Đây cũng là nhà cung cấp hóa đơn điện tử được đông đảo khách hàng sử dụng nhất hiện nay.