Cách lập & xuất hóa đơn điện tử bán lẻ theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP

Có cần lập và xuất hóa đơn điện tử khi bán lẻ không là câu hỏi được nhiều kế toán quan tâm. Bài viết dưới đây MISA sẽ giải đáp băn khoăn trên và hướng dẫn kế toán cách lập và xuất hóa đơn điện tử bán lẻ theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

>> 6 Điều Doanh nghiệp cần biết ngay về hóa đơn điện tử
>> Xuất hóa đơn điện tử thế nào khi phát sinh giao dịch vào cuối tuần, nghỉ Lễ, Tết?
>> Hướng dẫn xử lý thay đổi địa chỉ, tên công ty trên hóa đơn điện tử

1. Quy định pháp luật về lập và xuất hóa đơn điện tử bán lẻ

– Theo Điều 16, Khoản 2 mục b Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 quy định:

Trường hợp khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ từ 200.000 đồng trở lên mỗi lần, người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) thì vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ “người mua không lấy hóa đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế”.

– Theo Điều 18 Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 quy định:

1. Bán hàng hóa, dịch vụ có tổng giá thanh toán dưới 200.000 đồng mỗi lần thì không phải lập hóa đơn, trừ trường hợp người mua yêu cầu lập và giao hóa đơn.

2. Khi bán hàng hóa, dịch vụ không phải lập hóa đơn hướng dẫn tại khoản 1 Điều này, người bán phải lập Bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ. Bảng kê phải có tên, mã số thuế và địa chỉ của người bán, tên hàng hóa, dịch vụ, giá trị hàng hóa, dịch vụ bán ra, ngày lập, tên và chữ ký người lập Bảng kê. Trường hợp người bán nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì Bảng kê bán lẻ phải có tiêu thức “thuế suất giá trị gia tăng” và “tiền thuế giá trị gia tăng”. Hàng hóa, dịch vụ bán ra ghi trên Bảng kê theo thứ tự bán hàng trong ngày (mẫu số 5.6 Phụ lục 5 ban hành kèm theo Thông tư này).

3. Cuối mỗi ngày, cơ sở kinh doanh lập một hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng ghi số tiền bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong ngày thể hiện trên dòng tổng cộng của bảng kê, ký tên và giữ liên giao cho người mua, các liên khác luân chuyển theo quy định. Tiêu thức “Tên, địa chỉ người mua” trên hóa đơn này ghi là “bán lẻ không giao hóa đơn”.

– Theo Điều 3 Khoản 7 Thông tư 26/2015/TT-BTC ngày 27/2/2015 quy định:

Trường hợp khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ từ 200.000 đồng trở lên mỗi lần, người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) thì vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ “người mua không lấy hoá đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế.

Tuy nhiên, các Thông tư trên chỉ có hiệu lực đến 31/10/2020 (theo quy định tại Điều 26, Thông tư 68/2019/TT-BTC). Do đó, kể từ ngày 01/11/2020, việc lập và xuất hóa đơn điện tử sẽ áp dụng theo quy định dưới đây:

– Theo Khoản 1 Điều 4 Nghị định 119/2018/NĐ-CP ngày 12/09/2018 của Chính phủ có nêu: “Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán (trừ hộ, cá nhân kinh doanh quy định tại khoản 6 Điều 12 Nghị định này) phải lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế để giao cho người mua theo định dạng chuẩn dữ liệu mà cơ quan thuế quy định và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Nghị định này, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.”

– Theo Điều 3 Khoản 3 Thông tư 68/2019/TT-BTC ngày 30/9/2019 quy định:

a) Trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua (bao gồm cả trường hợp lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng ở nước ngoài). Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh và người mua, người bán có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử do người bán lập thì hóa đơn điện tử có chữ ký số, ký điện tử của người bán và người mua theo thỏa thuận giữa hai bên.

b) Đối với hóa đơn điện tử bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại mà người mua là cá nhân không kinh doanh thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế người mua.

Tóm lại, kể từ ngày 01/11/2020 thì doanh nghiệp phải lập và xuất mọi hóa đơn điện tử bán lẻ không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Doanh nghiệp tải tài liệu quy định, thông tin, hướng dẫn,… MỚI NHẤT về hóa đơn điện tử TẠI ĐÂY nhé!

2. Hướng dẫn lập & xuất hóa đơn diện tử bán lẻ khi người mua không lấy

Theo quy định tại Điều 16, Thông tư 39/2014/TT-BTC thì ngày lập hóa đơn và bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Khoản 7 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC sửa đổi bổ sung cho Điều 16, Thông tư 32/2014/TT-BTC cũng chỉ rõ: trường hợp khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ từ 200.000 đồng trở lên mỗi lần, người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp tên địa chỉ, mã số thuế (nếu có) thì vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ “người mua không lấy hóa đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế. Riêng đối với các đơn vị bán lẻ xăng dầu, nếu người mua không yêu cầu lấy hóa đơn, cuối ngày đơn vị phải lập chung 1 hóa đơn cho tổng doanh thu người mua không lấy hóa đơn phát sinh trong ngày.

Tại công văn số 1194/TCT-CS Tổng cục thuế cũng hướng dẫn: Đối với đơn vị bán lẻ xăng dầu, nếu người mua không yêu cầu lấy hóa đơn, cuối ngày đơn vị phải lập chung một hóa đơn cho tổng doanh thu người mua không lấy hóa đơn phát sinh trong ngày. Trường hợp phát sinh giao dịch vào cuối tuần, nghỉ Lễ, Tết, doanh nghiệp cũng thực hiện lập và xuất hóa đơn điện tử như hướng dẫn trên.

Hi vọng rằng những thông tin và hướng dẫn trên sẽ giúp doanh nghiệp và kế toán sử dụng hóa đơn điện tử nhanh chóng và hiệu quả.

MISA meInvoice là phần mềm hóa đơn điện tử được đông đảo Doanh nghiệp sử dụng nhất hiện nay và Cơ quan Thuế trên khắp cả nước thẩm định chất lượng hàng đầu. Phần mềm đáp ứng đầy đủ quy định về hóa đơn điện tử, cho phép Doanh nghiệp xử lý các nghiệp vụ hóa đơn điện tử như: Lập, phát hành, điều chỉnh, xóa bỏ, thu hồi,… nhanh chóng, chính xác và người mua tức thời nhận được hóa đơn, rút ngắn thời gian thu nợ.

Bên cạnh đó, hóa đơn điện tử MISA meInvoice dễ dàng kết nối với hơn 60 phần mềm kế toán, bán hàng, quản trị phổ biến để xuất hóa đơn, tiết kiệm hơn 80% thời gian nhập liệu, làm báo cáo.

Để doanh nghiệp dễ dàng sử dụng, MISA hỗ trợ tối đa chi phí triển khai hóa đơn điện tử. Khách hàng có nhu cầu dùng thử MIỄN PHÍ phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice của MISA vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc ĐĂNG KÝ tại: