Hướng dẫn xử lý ghi sai hình thức thanh toán trên hóa đơn điện tử

Hình thức thanh toán là tiêu thức thường thấy trên hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, ghi sai hình thức thanh toán có bị phạt không và phải xử lý thế nào thì không phải kế toán nào cũng nắm được. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp đầy thủ thông tin và hướng dẫn xử lý ghi sai hình thức thanh toán trên hóa điện tử.

>> Hóa đơn điện tử là gì? 16 điều NHẤT ĐỊNH phải biết
>> Hướng dẫn hủy bỏ, lập lại, điều chỉnh hóa đơn điện tử đã xuất

1. Có bắt buộc ghi hình thức thanh toán trên hóa đơn điện tử không?

Công văn 9208/CT-TTHT ngày 22/09/2017 của cục thuế TP. Hồ Chí Minh hướng dẫn doanh nghiệp như sau: “Căn cứ quy định trên, “hình thức thanh toán” là nội dung không bắt buộc phải có trên hóa đơn. Trường hợp theo trình bày, công ty khi lập hóa đơn giao cho khách hàng tại tiêu thức này ghi: TM/CK, các nội dung bắt buộc khác lập đúng theo quy định thì hóa đơn vẫn hợp lệ để kê khai thuế”

Đối chiếu với quy định về nội dung bắt buộc phải có trên hóa đơn điện tử tại Thông tư 39/2014/TT-BTC và Thông tư 68/2019/TT-BTC thì hình thức thanh toán (HTTT)không thuộc tiêu thức bắt buộc phải thể hiện trên hóa đơn.

Trên hóa đơn điện tử có thể có hoặc không có hình thức thanh toán

2. Ghi sai hình thức trên hóa đơn điện tử thì xử lý thế nào?

Cách viết HTTT trên hóa đơn điện tử không có gì khác biệt so với hóa đơn giấy. Có 3 cách viết ký hiệu hình thức thanh toán như sau:

• Nếu thanh toán bằng tiền mặt: TM
• Nếu thanh toán bằng chuyển khoản: CK
• Nếu chưa xác định được hình thức thanh toán: TM/CK

Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, nhiều trường hợp kế toán ghi nhầm hình thức thanh toán: chuyển khoản (CK) nhưng lại ghi tiền mặt (TM) hoặc ngược lại thì đều là không khớp với các chứng từ thanh toán và dẫn đến hóa đơn điện tử đó không hợp lệ.

Để xử lý hóa đơn điện tử ghi sai hình thức thanh toán, kế toán cần xác định thời điểm phát hiện sai sót theo quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC:

• Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và gửi cho người mua, người bán nhưng 2 bên chưa kê khai thuế thì xử lý như sau:

– Hủy hóa đơn điện tử khi đã có sự đồng ý và xác nhận của cả 2 bên bán và mua.

– Bên bán lập hóa đơn điện tử mới theo đúng quy định để gửi cho bên mua.

• Trường hợp 2: Hóa đơn điện tử có sai sót và được người bán, người mua kê khai thuế thì bên bán xử lý như sau:

– Lập biên bản điều chỉnh (BBĐC) hóa đơn có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót

– Bên bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót.

3. Làm thế nào để tránh ghi sai hình thức thanh toán trên hóa đơn điện tử?

Do HTTT không thuộc tiêu thức bắt buộc phải thể hiện trên hóa đơn nên ngay ở khâu thiết kế mẫu hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể không đề cập đến tiêu thức này. Điều này vẫn đảm bảo mẫu hóa đơn điện tử được pháp hành là hợp lệ, hợp pháp.

Trong trường hợp doanh nghiệp vẫn để tiêu thức “hình thức thanh toán” trên mẫu hóa đơn điện tử thì khi phát hanh hóa đơn, tại nội dung này doanh nghiệp có thể ghi “TM/CK”. Với cách ghi này thì kế toán có thể linh động chọn 1 trong 2 HTTT mà không dẫn đến sai lệch giữa thông tin trên hóa đơn và chứng từ thanh toán thực tế.

Một cách khác vô cùng hiệu quả là doanh nghiệp và kế toán sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice. Trên hệ thống phần mềm cho phép kế toán chủ động thiết lập danh mục hình thức thanh toán theo đúng thực tế tại đơn vị để tránh xuất hóa đơn sai quy định.

Sau khi khai báo các hình thức thanh toán, kế toán có thể lựa chọn 1 hình thức thanh toán cho từng hóa đơn hoặc cài đặt mặc định hình thức thanh toán cho nhiều hóa đơn điện tử sẽ phát hành. Đối với hình thức đã khai báo nhưng không muốn sử dụng nữa, kế toán có thể ấn “ngừng theo dõi”.

Ví dụ: Doanh nghiệp khai báo 3 HTTT gồm: Chuyển khoản, tiền mặt, TM/CK nhưng muốn sử dụng hình thức TM/CK cho tất cả các hóa đơn điện tử sẽ xuất. Khi này, kế toán sửa các HTTT không dùng là “chuyển khoản” và “tiền mặt” sau đó ấn “ngừng theo dõi”. Khi này, hệ thống sẽ ghi nhận hình thức TM/CK cho các hóa đơn điện tử sẽ xuất của doanh nghiệp.

Hi vọng rằng những thông tin trên đây sẽ giúp doanh nghiệp và kế toán xử lý tốt tình huống ghi sai hình thức thanh toán trên hóa điện tử và có phương án sử dụng tiêu thức này 1 cách hiệu quả, đúng quy định pháp luật.

Khách hàng có nhu cầu dùng thử MIỄN PHÍ phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice của MISA vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc đăng ký:

>> 15 Điều Doanh nghiệp cần biết ngay về hóa đơn điện tử
>> Hướng dẫn hủy bỏ, lập lại, điều chỉnh hóa đơn điện tử đã xuất
>> 4 Tính năng ưu việt của phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice
>> Hơn 100.000 khách hàng nói gì về hóa đơn điện tử MISA meInvoice?