Đi tìm lời giải: Ký số hay ký tay trên biên bản hủy, biên bản điều chỉnh hóa đơn?

Doanh nghiệp A băn khoăn: Doanh nghiệp tôi đang sử dụng hóa đơn điện tử. Trong trường hợp phát hiện sai sót cần làm biên bản hủy hóa đơn hoặc biên bản điều chỉnh hóa đơn thì bắt buộc phải ký số hay ký tay không? Nếu ký số thì phần mềm hóa đơn điện tử hỗ trợ nghiệp vụ này như thế nào?

Vướng mắc trên của doanh nghiệp sẽ được MISA giải đáp chi tiết trong bài viết dưới đây.

>> Biên bản điều chỉnh hóa đơn, biên bản hủy hóa đơn và biên bản thu hồi hóa đơn MỚI NHẤT
>> Hướng dẫn lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử MỚI NHẤT

1. Khi nào cần làm biên bản hủy, biên bản điều chỉnh hóa đơn

Khi có sai sót trên hóa đơn điện tử đã lập, tùy vào thời điểm phát hiện sai sót mà kế toán sẽ có cách xử lý khác nhau:

Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử có sai sót đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ; hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người  mua chưa kê khai thuế thì xử lý như sau:

• Hủy hóa đơn điện tử khi đã có sự đồng ý và xác nhận của cả 2 bên bán và mua trên biên bản hủy hóa đơn
• Bên bán lập hóa đơn điện tử mới theo đúng quy định để gửi cho bên mua.

Trường hợp 2: Hóa đơn điện tử có sai sót đã gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Người bán và người mua đã kê khai thuế thì bên bán xử lý như sau:

•  Lập biên bản điều chỉnh (BBĐC) hóa đơn có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót
•  Bên bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót.

Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn

2. Ký số hay ký tay trên biên bản hủy, biên bản điều chỉnh hóa đơn?

Hiện nay, hầu hết các phần mềm hóa đơn điện tử đều cho phép kế toán lập biên bản xử lý sai sót ngay trên hệ thống. Do đó, khi phát hiện lỗi trên hóa đơn điện tử, tùy từng trường hợp, doanh nghiệp có thể lập biên bản hủy/ biên bản điều chỉnh hóa đơn ngay trên phần mềm, sau đó ký số và gửi cho khách hàng qua email hoặc SMS.

Ký số trên biên bản thu hồi hóa đơn

Với các phần mềm hóa đơn điện tử không hỗ trợ chức năng lập biên bản xử lý hóa đơn, doanh nghiệp vẫn có thể lập biên bản điều chỉnh hoặc biên bản hủy hóa đơn bằng giấy, sau đó ký tay và gửi cho khách hàng 01 bản, lưu tại doanh nghiệp 01 bản.

Ngoài ra, trong khoảng thời gian từ 1/11/2018 đến 31/10/2020 doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh được phép sử dụng song song hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử, nếu phát hiện sai sót trên hóa đơn giấy thì doanh nghiệp hoàn toàn có thể lập biên bản hủy/biên bản điều chỉnh ngay trên phần mềm hóa đơn điện tử và ký số để gửi cho khách hàng.

Lưu ý: Người bán và người mua phải đồng nhất phương thức ký số hoặc ký tên trên biên bản hủy hóa đơn, biên bản điều chỉnh hóa đơn thì biên bản đó mới có tính hợp lệ.

Doanh nghiệp tải tài liệu quy định, thông tin, hướng dẫn,… MỚI NHẤT về hóa đơn điện tử TẠI ĐÂY nhé!

3. Tính năng lập biên bản điện tử trên phần mềm hóa đơn điện tử

Tính năng lập biên bản điện tử trên phần mềm hóa đơn điện tử sẽ giúp kế toán tiết kiệm thời gian, công sức và tránh lập lại sai sót trên biên bản điều chỉnh, biên bản hủy hóa đơn.

Phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice được chứng nhận kết nối thành công với Cơ quan thuế và đáp ứng đầy đủ toàn bộ nghiệp vụ theo yêu cầu về hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 32/2011/TT-BTC và Thông tư 68/2019/TT-BTC.

Phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice đã tổng hợp sẵn tất cả các mẫu biên bản hủy/thu hồi/điều chỉnh hóa đơn theo quy định hóa đơn hiện hành. Phần mềm cũng cho phép kế toán kế thừa dữ liệu từ hóa đơn điện tử đã lập để tiết kiệm thời gian đối chiếu, nhập liệu. Khi cần lập biên bản, kế toán thao tác chọn mẫu phù hợp, xử lý thông tin trên biên bản, sau đó ký số và gửi đến người mua qua Email hoặc SMS ngay tức thời. Xem hướng dẫn chi tiết TẠI ĐÂY

Để doanh nghiệp dễ dàng sử dụng, MISA hỗ trợ tối đa chi phí triển khai hóa đơn điện tử. Khách hàng có nhu cầu dùng thử MIỄN PHÍ phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice của MISA vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc ĐĂNG KÝ tại:

Doanh nghiệp tải tài liệu quy định, thông tin, hướng dẫn,… MỚI NHẤT về hóa đơn điện tử TẠI ĐÂY nhé!