Kinh nghiệm sử dụng hóa đơn điện tử dành cho người mới bắt đầu

Việc triển khai hóa đơn điện tử đang diễn ra đồng loạt tại khắp địa phương trên cả nước. Nhiều kế toán và doanh nghiệp mới tiếp cận loại hình hóa đơn này sẽ băn khoăn làm thế nào để sử dụng hóa đơn điện tử có hiệu quả và đúng quy định pháp luật. Bài viết dưới đây, MISA meInvoice sẽ chia sẻ kinh nghiệm sử dụng hóa đơn điện tử hữu ích dành cho người mới bắt đầu.

>> 15 Điều Doanh nghiệp cần biết ngay về hoá đơn điện tử
>> Hướng dẫn thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng
>> TOP 4 sai lầm phổ biến khi chuẩn bị sử dụng hóa đơn điện tử

1. Doanh nghiệp cần chuẩn bị những gì để sử dụng hóa đơn điện tử?

Trước khi bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử thực hiện các bước sau:

• Có phần mềm hóa đơn điện tử:

Thay vì tốn chi phí, thời gian để tự xây dựng phần mềm hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm của các đơn vị trung gian cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử.

Doanh nghiệp nên dựa trên 7 tiêu chí này để lựa chọn được phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp.

• Lập bộ hồ sơ thông báo phát hành Hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng và gửi cho cơ quan thuế, bao gồm:

– Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử ( Theo Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)

– Thông báo phát hành hoá đơn điện tử theo Mẫu. (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)

– Hoá đơn mẫu (do doanh nghiệp khởi tạo mẫu thông qua phần mềm hóa đơn điện tử)

Sau khi lập xong bộ hồ sơ, doanh nghiệp có thể gửi tới cơ quan thuế qua mạng hoặc nộp trực tiếp (xem hướng dẫn chi tiết tại đây). Sau 2 ngày doanh nghiệp sẽ kiểm tra thông tin trên trang cổng thông tin điện tử //www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main.html  và bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử khi nhận được chấp thuận của cơ quan thuế.

Để quá trình chuẩn bị được diễn ra nhanh chóng, chính xác, đơn vị có thể tham khảo phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice của MISA đã được cơ quan thuế chứng thưc. Phần mềm cho phép kế toán dễ dàng khởi tạo mẫu hóa đơn và lập bộ hồ sơ đăng ký phát hành chỉ với vài thao tác đơn giản.

Khách hàng có nhu cầu được hỗ trợ về quy định HĐĐT và nhận hỗ trợ đặc biệt từ MISA vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc đăng ký:

2. Tích hợp hóa đơn điện tử vào phần mềm kế toán, bán hàng, quản trị của doanh nghiệp

Một trong những kinh nghiêm để quá trình sử dụng hóa đơn điện tử đạt hiệu quả cao là hãy tích hợp hóa đơn điện tử với phần mềm kế toán, bán hàng, quản trị mà doanh nghiệp đang sử dụng. Việc này sẽ giúp kế toán giảm tối đa thời gian nhập liệu và dễ dàng hơn trong việc hạch toán, đối chiếu.

Tuy nhiên, nhiều nhà cung cấp hóa đơn điện tử hiện nay đưa ra mức phí tích hợp khá cao (từ 1-5 triệu đồng/user tích hợp) khiến nhiều doanh nghiệp còn e ngại khi triển khai tính năng này.

meInvoice.vn là một trong số ít phần mềm hóa đơn điện tử miễn phí tích hợp với các phần mềm doanh nghiệp đang sử dụng. Bên cạnh đó, MISA meInvoice còn có khả năng đồng bộ 100% với các phần mềm kế toán, bán hàng, quản trị phổ biến nhất hiện nay như: phần mềm kế toán MISA SME.NET, phần mềm quản trị doanh nghiệp AMIS.VN, phần mềm quản lý nhà hàng CUKCUK, phần mềm quản lý bán hàng Mshopkeeper,….

Bạn cũng có thể đăng ký để nhận miễn phí nhiều tài liệu hữu ích và thông tin mới nhất về hóa đơn điện tử TẠI ĐÂY 

3. Kinh nghiệm lưu trữ hóa đơn điện tử khoa học, an toàn

Nếu doanh nghiệp bạn sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử của một đơn vị cung cấp trung gian thì dữ liệu hóa đơn điện tử luôn được lưu trữ trực tuyến trên hệ thống ít nhất 10 năm theo luật kế toán. Tuy nhiên, để tăng tính chủ động cho doanh nghiệp, kế toán có thể tham khảo cách lưu trữ hóa đơn khoa học sau đây:

3.1 Với hóa đơn mua vào

• Tạo một email riêng để lưu hóa đơn và thông báo email này tới tất cả bên bán. Đồng thời email này sẽ được cài đặt để chuyển tiếp về email cấp quản lý.
• Lập thư mục Google Drive với chính email lưu nhận hóa đơn đó.
• Khi nhận được email kế toán tải xuống lưu trữ tại thư mục trên máy tính (như lưu 1 file Excel), Đổi tên file hóa đơn đó tương ứng với Mst, tên người bán, số hóa đơn.
• Sau đó mở hóa đơn ra kiểm tra sơ bộ và cập nhật một số thông tin trên tờ hóa đơn vào 1 file Excel như: mã số thuế người bán, mã tra cứu hóa đơn và chèn link trỏ tới hóa đơn đó để tiện tra cứu khi cần.
• Đồng bộ thư mục máy tính chứa hóa đơn lên Google Drive

3.2 Với hóa đơn điện tử bán ra

• Khi lập phiếu trước khi ký nên bật chế độ xem trước để kiểm tra các thông tin trên hóa đơn như: tên khách hàng và các chỉ tiêu hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền, VAT, số tiền bằng chữ…
• Sau khi ký hóa đơn xong thì xem lại lần nữa trước khi gửi cho khách hàng để tránh sai sót.
• Thực hiện lưu trữ hóa đơn vào một thư mục trên máy tính: Cập nhật một số nội dung trên hóa đơn điện tử đó vào 1 file excel như: Tên khách hàng, mã số thuế, Số tiền trước VAT, Sau VAT, mã tra cứu. Đồng thời, kế toán nên chèn link trỏ tới hóa đơn này để tiện tra cứu khi cần
• Thư mục chứa file excel này cũng nên được đồng bộ với Google Drive để đảm bảo an toàn dữ liệu.

Khách hàng có nhu cầu dùng thử MIỄN PHÍ phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice của MISA vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc đăng ký:

Để doanh nghiệp dễ dàng sử dụng, MISA cung cấp thêm nhiều tài liệu giúp khách hàng am hiểu về hóa đơn điện tử TẠI ĐÂY 

>> 15 Điều Doanh nghiệp cần biết ngay về hóa đơn điện tử
>> Chính thức ban hành Thông tư 68/2019/TT-BTC hướng dẫn Nghị định 119/2018/NĐ-CP về hóa đơn điện tử
>> Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử là 1/11/2020 chứ không phải 1/7/2022 như doanh nghiệp lầm tưởng
>> Hướng dẫn thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng