Giải đáp 13 thắc mắc về sử dụng hóa đơn điện tử năm 2020 (Phần 1)

Năm 2020 được coi là năm chuyển tiếp quan trọng khi mà nhiều quy định về hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử đang cùng có hiệu lực. Để giúp kế toán hiểu rõ về việc áp dụng hóa đơn điện tử trong năm 2020, MISA sẽ sẽ tổng hợp và giải đáp 13 câu hỏi được kế toán quan tâm nhất.

1. Thời điểm bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử là 1/11/2020 hay 1/7/2022?

Luật Quản lý thuế 2019 có nêu: Những nội dung về hóa đơn, chứng từ điện tử sẽ có hiệu lực từ ngày 1/7/2022. Khuyến khích các cơ quan, đơn vị tổ chức thực hiện những quy định về hóa đơn điện tử tại Luật này trước ngày 1/7/2022. Quy định này của Luật Quản lý thuế (sửa đổi) được hiểu là quy định chung dành cho hóa đơn, chứng từ điện tử nói chung, bao gồm: hợp đồng, đề nghị, thông báo, xác nhận hoặc các tài liệu khác ở dạng thông điệp dữ liệu do các bên đưa ra liên quan tới việc giao kết hay thực hiện hợp đồng. Hiểu sai về định nghĩa trên khiến nhiều doanh nghiệp và kế toán lầm tưởng về việc lùi thời hạn bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử đến 1/7/2022

Như vậy, kể từ 1/11/2020 thì 100% doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh phải hoàn thành xong việc chuyển đổi sang HĐĐT không có mã hoặc HĐĐT có mã của cơ quan thuế theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

2. Năm 2020 doanh nghiệp có được tiếp tục đặt in hóa đơn giấy không?

Tại hội thảo cập nhật chính sách thuế và những quy định mới về hoá đơn điện tử được tổ chức ngày 5/11/2019, Tổng cục thuế đã làm rõ:

Doanh nghiệp, tổ chức, hộ và cá nhân kinh doanh có 02 năm (1/11/2018-31/10/2020) để thực hiện chuyển đổi sang hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Trong thời gian diễn ra chuyển đổi, trường hợp đơn vị dùng hết hóa đơn giấy trước ngày 1/11/2020 thì sẽ chuyển sang hóa đơn điện tử và không được tiếp tục in cũng như sử dụng hóa đơn giấy. Trường hợp chưa đủ điều kiện để dùng hóa đơn điện tử thì được dùng hóa đơn giấy nhưng phải gửi dữ liệu hóa đơn theo mẫu quy định và thời hạn sử dụng hóa đơn giấy cuối cùng là hết ngày 31/10/2020.

Khách hàng có nhu cầu được hỗ trợ về quy định HĐĐT và nhận hỗ trợ đặc biệt từ MISA vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc đăng ký:

3. Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục thì lập hóa đơn như thế nào?

Điều 7, Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về thời điểm lập hóa đơn như sau:

– Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

– Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

– Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

– Bộ Tài chính căn cứ quy định của pháp luật thuế giá trị gia tăng, pháp luật quản lý thuế để hướng dẫn cụ thể thời điểm lập hóa đơn đối với các trường hợp khác và nội dung quy định tại Điều này.

Như vậy, trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao.

>> Giải đáp 13 thắc mắc về sử dụng hóa đơn điện tử năm 2020 (Phần 2)

4. Cách xác định ngày lập hóa đơn trong 1 số trường hợp cụ thể

Kế thừa quy định tại Điều 7, Nghị định 119/2018/NĐ-CP, đồng thời làm rõ về thời điểm lập hóa đơn điện tử trong một số trường cụ thể, Điều 4, Thông tư 68/2019/TT-BTC quy định:

5. Hóa đơn điện tử có ngày lập và ngày ký không trùng nhau liệu có hợp lệ?

Quy định về thời điểm lập hóa đơn điện tử sẽ được áp dụng theo khoản 1e Điều 3 Thông tư 68/2019/TT-BTC, cụ thể:

“Thời điểm lập hóa đơn điện tử xác định theo thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm (ví dụ: ngày 30 tháng 4 năm 2019) và phù hợp với hướng dẫn tại Điều 4 Thông tư này.”

Như vậy, hóa đơn điện tử hợp lệ phải có ngày lập và ngày ký trùng nhau.

6. Có được sử dụng song song hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy không?

Căn cứ Điều 35 và Điều 36 Nghị định 119/2018/NĐ-CP về tính hiệu lực của các văn bản quy định về HĐĐT, cục thuế Hà Nội kết luận: trong quá trình chuyển đổi Chính phủ cho phép (1/11/2018 – 31/10/2020), các đơn vị đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có thể sử dụng song song hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử trước thời điểm bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử ngày 1/11/2020.

Tuy nhiên, kể từ ngày 1/11/2020 thì đơn vị phải thực hiện hủy những hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng (nếu có).

Ngoài vấn đề lưu ý thời gian và quy định đã nêu trên về việc sử dụng song song hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp cần lưu ý những điều sau đây:

Thứ nhất: Không xuất 2 hình thức hóa đơn với 1 đơn hàng, cụ thể hơn nếu 1 đơn hàng đã sử dụng hóa đơn điện tử thì không sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in và ngược lại: 1 đơn hàng đã sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in thì không sử dụng hóa đơn điện tử.

Thứ hai: Có thể sử dụng song song hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử với các đơn hàng, dịch vụ khác nhau.

>> Giải đáp 13 thắc mắc về sử dụng hóa đơn điện tử năm 2020 (Phần 2)

Để doanh nghiệp dễ dàng sử dụng, MISA hỗ trợ tối đa chi phí triển khai hóa đơn điện tử. Khách hàng có nhu cầu dùng thử MIỄN PHÍ phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice của MISA vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc ĐĂNG KÝ tại:

Bạn cũng có thể đăng ký để nhận miễn phí nhiều tài liệu hữu ích và thông tin mới nhất về hóa đơn điện tử TẠI ĐÂY 

>> 15 Điều Doanh nghiệp cần biết ngay về hóa đơn điện tử
>> Chính thức ban hành Thông tư 68/2019/TT-BTC hướng dẫn Nghị định 119/2018/NĐ-CP về hóa đơn điện tử
>> Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử là 1/11/2020 chứ không phải 1/7/2022 như doanh nghiệp lầm tưởng
>> Hướng dẫn thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng