Làm sao để kế toán vẫn xuất hóa đơn khi làm việc online tại nhà?

Trước diễn biến khó lường của dịch Covid-19, doanh nghiệp Việt cần chủ động có các phương án sẵn sàng  để làm việc từ xa linh động, hiệu quả. Một trong những trăn trở lớn nhất của các doanh nghiệp là tối ưu hóa hoạt động xuất hóa đơn và gửi hóa đơn cho khách hàng. Để thực hiện điều này doanh nghiệp cần chuẩn bị những gì? Hãy cùng tìm hiểu tại bài viết dưới đây

>> Trọn bộ công cụ làm việc online cho doanh nghiệp mùa dịch covid-19
>> Giải pháp mùa đại dịch: Làm việc online với hóa đơn điện tử mọi lúc mọi nơi
>> Duy nhất chữ ký số MISA eSign đáp ứng được nhu cầu làm việc từ xa của doanh nghiệp

1. Làm sao để kế toán vẫn xuất hóa đơn khi làm việc online tại nhà?

Trong tình hình dịch bệnh diễn biến phức tạp như hiện nay, theo nhận định chung, Nhà nước ta sẽ đối phó dịch theo từng giai đoạn như: Tạm đóng cửa một số loại hình kinh doanh, khuyến khích các doanh nghiệp cho nhân viên làm việc tại nhà, phong tỏa một khu vực tỉnh/thành phố.

Kinh nghiệm từ lần dãn cách xã hội tháng 4/2020 đã chỉ ra nhiều bất cập của doanh nghiệp khi sử dụng hóa đơn giấy:

• Hóa đơn giấy là vật tiếp xúc trung gian – không đảm bảo an toàn vệ sinh
• Luân chuyển viết tay, ký tay mất nhiều thời gian
• Chuyển phát nhanh khó khăn trong mùa dịch
• Không kiểm soát nổi tình hình công nợ, sử dụng hóa đơn từ xa

Chính vì vậy mà trong đợt bùng phát thứ 2 của dịch Covid-19, phần lớn doanh nghiệp đã chuẩn bị phương án sử dụng hóa đơn điện tử để duy trì hoạt động giao dịch hóa đơn, chứng từ:

• Hạn chế toàn bộ quá trình gặp/ tiếp xúc giao nhận hóa đơn
• Giao dịch kinh doanh, xuất hóa đơn, thanh toán thông suốt ngay cả khi địa bàn bị phong tỏa
• Kế toán dễ dàng quản lý, theo dõi các vấn đề hóa đơn, thu hồi công nợ nhanh chóng

2. Hóa đơn điện tử – Công cụ làm việc từ xa cho kế toán mùa dịch Covid-19

Trong giai đoạn mang tính quyết định này, nhiều doanh nghiệp đã không ngần ngại bỏ hóa đơn giấy để sử dụng hóa đơn điện tử. Bỏ hóa đơn giấy là cách doanh nghiệp hạn chế được sự tiếp xúc với những vật dụng thiếu an toàn vệ sinh. Đồng thời đây cũng là cách để doanh nghiệp thay đổi hoàn toàn các thức phát hành, quản lý, báo cáo hóa đơn để bắt kịp cuộc cách mạng chuyển đổi số cũng như phù hợp với bối cảnh dịch bệnh hiện tại.

Ngay cả khi làm việc tại nhà, kế toán vẫn có thể xuất và gửi hóa đơn cho khách hàng, giao dịch kinh doanh diễn ra thông suốt.

Hạn chế toàn bộ quá trình tiếp xúc giao nhận hóa đơn

Bản chất của hóa đơn điện tử là làm việc trực tuyến ngay trên phần mềm, doanh nghiệp có thể tự bảo vệ bằng việc hạn chế hàng loạt các hoạt động tiếp xúc, trao đổi trực tiếp so với phương thức hóa đơn giấy hiện tại. Với loại hình hóa đơn mới này, việc phát hành và gửi hóa đơn đều diễn ra online. Nhờ không cần viết tay, tiếp xúc với hóa đơn giấy như trước hay chuyển phát thông qua đơn vị thứ ba, doanh nghiệp vừa tiết kiệm chi phí lại vừa giảm thiểu việc tiếp xúc giữa người và người. 

Người mua tức thời nhận được hóa đơn điện tử qua email, SMS và thực hiện tra cứu mọi lúc, mọi nơi qua internet. Ngay cả khi làm việc tại nhà, kế toán vẫn có thể gửi hóa đơn cho Khách hàng nhanh chóng mà không cần tiếp xúc giao nhận hóa đơn.

Giao dịch kinh doanh, xuất – nhận – tra cứu hóa đơn diễn ra thông suốt

Thay vì phải thực hiện các thao tác nhận – gửi – viết tay hóa đơn thủ công tại công ty, kế toán hoàn toàn có thể gửi và nhận hóa đơn điện tử thông qua email hoặc SMS trên laptop hoặc thiết bị di động cá nhân ngay tại nhà.

Phần mềm hóa đơn điện tử cho phép doanh nghiệp xuất hóa đơn online ngay tại nhà đáp ứng nhu cầu sử dụng của hầu hết các đơn vị kinh doanh lĩnh vực thương mại – phân phối. Cấp quản lý có thể phân quyền cho nhiều người dùng truy cập và phát hành hóa đơn từ nhiều điểm khác nhau mà không tốn thêm bất cứ chi phí triển khai nào. Điều này giúp cho việc kinh doanh của đơn vị không bị gián đoạn ngay cả khi các bộ phận làm việc từ xa.

Dữ liệu hóa đơn điện tử được đồng bộ giữa các phiên bản và thiết bị cùng sử dụng, do đó bất cứ người dùng nào được phân quyền cũng dễ dàng tra cứu và kiểm soát tình hình sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp.

Đảm bảo khả năng nhận thanh toán nhờ không cần giao dịch trực tiếp

Hóa đơn điện tử còn cung cấp tính năng thanh toán online, giúp giao dịch mua bán diễn ra nhanh chóng, tiện lợi hơn dù cách ly hay không. Với tính năng này, kế toán không cần tiếp xúc tiền mặt hay ra ngân hàng chuyển khoản. Được biết, khách hàng có thể tiến hành tra cứu hóa đơn MISA meInvoice và chọn thanh toán ngay qua nhiều hình thức như quét mã VNPay-QR, thẻ ATM, thẻ quốc tế, ví điện tử. Không chỉ giúp tiền mua hàng về nhanh hơn mà còn giúp khách hàng an tâm giao dịch, giảm thiểu nguy cơ lây lan dịch. 

Đảm bảo đồng bộ dữ liệu với các phần mềm được tích hợp

Được tích hợp với các phần mềm khác, hóa đơn điện tử hỗ trợ kế toán làm ở bất cứ đâu mà không cần máy tính của công ty vẫn ghi nhận đầy đủ sổ sách, không lo bảo quản chứng từ giấy cồng kềnh, phức tạp. Theo đó, phần mềm hóa đơn điện tử được kết nối hệ thống với phần mềm quản lý công việc, tài chính – kế toán như MISA meInvoice của MISA được tích hợp tới hơn 50 phần mềm khác nhau, để khi phát hành hóa đơn, hệ thống sẽ tự động hạch toán, ghi nhận doanh thu chi phí, tiết kiệm hơn 80% thời gian nhập liệu thủ công.

Lập, phát hành và quản lý hóa đơn điện tử mọi lúc mọi nơi

Làm việc từ xa là lúc doanh nghiệp cần tới những công cụ linh động, có độ ứng dụng cao trên mọi thiết bị. Chính vì vậy mà các nhà cung cấp hóa đơn điện tử đã nhanh chóng phát triển phiên bản phần mềm dùng trên các thiết bị di động như Mobile, Tablet,… MISA meInvoice được biết đến là đơn vị đầu tiên có đưa hóa đơn điện tử lên di động, giúp người dùng lập, phát hành và quản lý hóa đơn mọi lúc mọi nơi chỉ với 1 chiếc điện thoại.

Để phát hành hóa đơn điện tử trên mobile, người dùng có thể sử dụng các loại chữ ký số từ xa như chữ ký số tích hợp trên SIM hoặc chữ ký số HSM. Bên cạnh đó, cấp quản lý cũng có thể quản lý công nợ và xem toàn bộ tình hình sử dụng, phát hành hóa đơn ngay trên điện thoại bất cứ khi nào thông qua các tính năng: Xem hình tình sử dụng hóa đơn, xem nhật ký hóa đơn, tra cứu hóa đơn và các báo cáo nhanh ngay ở mục Bàn làm việc

Nhìn chung, số lượng doanh nghiệp chuyển sang các công cụ online đang tăng nhanh mỗi ngày và hóa đơn điện tử là một trong những công cụ hữu hiệu nhất để doanh nghiệp duy trì hoạt động kinh doanh khi làm việc từ xa. Lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử an toàn, dễ sử dụng của nhà cung cấp uy tín còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tối ưu thời gian và tăng hiệu quả công việc ngay trong mùa đại dịch.

Doanh nghiệp nhận ưu đãi & dùng thử MIỄN PHÍ đầy đủ tính năng hóa đơn điện tử MISA trong 7 ngày, vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc ĐĂNG KÝ tại:

Doanh nghiệp tải tài liệu quy định, thông tin, hướng dẫn,… MỚI nhất về hóa đơn điện tử TẠI ĐÂY nhé!