Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử là một trong những thủ tục pháp lý bắt buộc đối với doanh nghiệp. Để tăng tính chủ động cho các doanh nghiệp này, MISA sẽ hướng dẫn thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử theo Nghị Định 123 trong bài viết dưới đây.
1. Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì cho thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử?
1.1 Điều kiện để sử dụng hóa đơn điện tử
Có thể nói hóa đơn điện tử là một trong những công cụ chuyển đổi số đầu tiên doanh nghiệp cần triển khai khi thành lập doanh nghiệp.
Để việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được thuận lợi và nhanh chóng, doanh nghiệp cần chuẩn bị:
| 1. | Đăng ký và sử dụng phần mềm chữ ký số đúng theo quy định pháp luật. Tại thời điểm lập hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử, chữ ký số phải còn hiệu lực ký. |
| 2. | Có thiết bị để truy cập mạng internet, đường truyền tải đủ khả năng thực hiện các nghiệp vụ như kê khai, phát hành và lưu trữ hóa đơn điện tử. |
| 3. | Xây dựng cơ sở dữ liệu đủ lớn để lưu trữ hóa đơn điện điện tử trong vòng 10 năm theo quy định hoặc lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử đủ uy tín và có hệ thống lưu trữ trực tuyến quy mô, được chứng nhận về an toàn, bảo mật. |
| 4. | Yêu cầu nhân sự tìm hiểu để sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử tốt nhất. Doanh nghiệp khi chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử thì nên chọn đơn vị có dịch vụ hỗ trợ khách hàng 24/7 để có vấn đề gì sẽ được hỗ trợ kịp thời. |
| 5. | Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn. Tuy nhiên, trên thực tế nhiều Cơ quan thuế không yêu cầu doanh nghiệp mới thành lập bắt buộc có các phần mềm trên trước khi đăng ký hóa đơn điện tử. Vì vậy, doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến của CQT quản lý trước khi chuẩn bị. |
1.2 Hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử
Sau khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử như sau:
| Bộ hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử bao gồm: | |
| 1. | Thông báo phát hành hoá đơn điện tử. |
| 2. | Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử. |
| 3. | Hóa đơn điện tử mẫu (do nhà phân phối phần mềm hóa đơn điện tử cung cấp). |
Lưu ý:
-
- Quyết định sử dụng hóa đơn, Thông báo phát hành hoá đơn điện tử và Hoá đơn mẫu phải là bản scan và được đưa chung vào 01 bản dưới định dạng word (.doc).
- Đăng ký sử dụng chữ ký số USB Token.
Tất cả các điều kiện trên đây đều là yêu cầu cơ bản để doanh nghiệp mới thành lập sử dụng hóa đơn điện tử hiệu quả ngay từ đầu. Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ, doanh nghiệp thực hiện lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử phù hợp với nhu cầu và gửi hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế với sự hỗ trợ từ nhà cung cấp.
2. Quy trình đăng ký hóa đơn điện tử theo Nghị định 123
Khi Cổng thông tin về hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế chính thức mở cửa, cơ quan thuế sẽ tiến hành gửi thông báo đến các doanh nghiệp thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123. Sau khi nhận được thông báo, doanh nghiệp sẽ tiến hành các bước đăng ký trên phần mềm hóa đơn điện tử.
3 bước để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử đúng chuẩn theo Nghị Định 123
Bước 1: Lập tờ khai Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123 và gửi đến cơ quan thuế.
Hướng dẫn Đăng ký thông tin sử dụng HĐĐT trên mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA của Nghị định 123
|
Tải ngay: Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA của Nghị định 123
Bước 2: Cổng TTĐT Tổng cục Thuế gửi thông báo điện tử về việc tiếp nhận đăng ký sử dụng HĐĐT cho DN, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh qua địa chỉ thư điện tử đã đăng ký với cơ quan thuế.
Bước 3: Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng HĐĐT, cơ quan thuế có trách nhiệm gửi thông báo điện tử theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định 123 cho DN về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng HĐĐT.
Trong đó:
Một là, trường hợp được chấp nhận, DN tiến hành xuất HĐĐT theo Nghị định 123.
Hai là, trường hợp không được chấp nhận, DN thực hiện điều chỉnh, bổ sung nội dung theo yêu cầu của cơ quan thuế và gửi lại theo các bước trên.
Bên cạnh đó, Nghị định 123 còn quy định một số nội dung như, kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng HĐĐT, DN, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành theo các quy định trước đây, tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng (nếu có). Trình tự, thủ tục tiêu hủy thực hiện theo quy định tại Điều 27 Nghị định 123.
Đồng thời, theo Nghị định 123, DN sẽ không phải làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn, mẫu hóa đơn và số lượng hóa đơn với cơ quan thuế nữa./.
Nguồn: Theo gdt.gov.vn
3. MISA miễn 100% phí thiết kế mẫu hóa đơn cơ bản và thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử
Nửa năm trở lại đây là thời điểm bùng nổ của thị trường hóa đơn điện tử do ngày càng có nhiều đơn vị tham gia trở thành nhà cung cấp loại phần mềm này. Tuy nhiên, không phải nhà cung cấp nào cũng là được cơ quan thuế khuyến khích sử dụng và có đủ khả năng đáp ứng đầy đủ các nhu cầu trên của các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp mới thành lập.
Để có được quyết định đúng đắn ngay từ đầu, doanh nghiệp có thể tham khảo phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice của nhà cung cấp MISA.
Nói về thương hiệu, MISA chắc chắn sẽ chiếm được lòng tin của doanh nghiệp về độ uy tín vớikinh nghiệm 25 năm triển khai các phần mềm quản trị, tài chính-kế toán. Hơn nữa, đây là một trong số ít những đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử được cơ quan thuế trên cả nước chứng thực đáp ứng Thông tư 68/2019/TT-BTC và lựa chọn phối hợp triển khai hóa đơn điện tử. Điều này đảm bảo cho hóa đơn điện tử của đơn vị khi phát hành ra có đầy đủ tính hợp pháp, hợp lệ.
MISA meInvoice rất “được lòng” các doanh nghiệp bởi tính năng ưu việt:
- Khởi tạo, lập và tra cứu hóa đơn điện tử mọi lúc, mọi nơi qua mobile, website, desktop
- Sẵn sàng kết nối với mọi phần mềm kế toán, quản trị khác
- Theo dõi hạn nợ và thanh toán hóa đơn trực tuyến ngay trên mobile
- Đáp ứng đầy đủ mẫu hóa đơn theo nhu cầu quản trị của Doanh nghiệp và thông tin theo quy định của Cơ quan Thuế
- Tự động lấy được thông tin của khách hàng từ cơ quan thuế dựa trên Mã số thuế giúp tiết kiệm thời gian lập hóa đơn
- Tự động tổng hợp Tờ khai thuế GTGT và Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, xuất dữ liệu phục vụ kê khai thuế,…
MISA đồng hành cùng Cơ quan Thuế hỗ trợ doanh nghiệp mới thành lập triển khai hóa đơn điện tử với giá siêu tiết kiệm: chỉ từ 300đ/hóa đơn cùng nhiều ưu đãi:
|
——
Doanh nghiệp mong muốn được hỗ trợ mọi thông tin về hóa đơn điện tử hoặc có nhu cầu dùng thử MIỄN PHÍ đầy đủ tính năng phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice trong 7 ngày, vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc ĐĂNG KÝ tại đây:
024 3795 9595
https://www.misa.vn/
