Trước bối cảnh “cách ly toàn xã hội”, hàng loạt doanh nghiệp Việt chuẩn bị sẵn sàng kịch bản ứng phó với kế hoạch làm việc online: Làm sao để phát hành, quản lý, báo cáo hóa đơn vẫn diễn ra thông suốt? Hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn?
Với bộ phận then chốt, ảnh hưởng tới tiến độ giao dịch, lưu chuyển dòng tiền của doanh nghiệp là tài chính – kế toán, một trong các bài toán đặt ra là làm thế nào để phát hành và gửi hóa đơn không gián đoạn khi doanh nghiệp bị phong tỏa. Hoặc tình huống xấu hơn là khu vực bị phong tỏa, không còn các đơn vị chuyển phát để giao nhận hóa đơn. Khi đó, hóa đơn không thể được phát hành và chuyển đi, đồng nghĩa với doanh nghiệp không có dòng tiền về, ngưng trệ hoạt động kinh doanh.
Thay vì lo lắng với hình thức gửi – nhận của hóa đơn giấy, hơn 300.000 Doanh nghiệp đã chủ động chuyển sang hóa đơn điện tử để giải quyết triệt để bài toán hóa đơn và tối ưu hoạt động, chi phí cho Doanh nghiệp.
Để hướng dẫn và giúp Doanh nghiệp hiểu chi tiết về cách phát hành, quản lý, báo cáo hóa đơn khi làm việc tại nhà, bài viết dưới đây sẽ minh họa sơ bộ trên MISA meInvoice – Phần mềm hóa đơn điện tử được đông đảo Doanh nghiệp sử dụng nhất hiện nay và Cơ quan Thuế thẩm định chất lượng.
1. Lập hóa đơn điện tử khi làm việc online tại nhà
Khi làm việc online tại nhà, phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice của MISA cho phép doanh nghiệp lập linh động trong việc lập hóa đơn, chứng từ bán hàng:
- Lập Hóa đơn cùng chứng từ bán hàng
- Lập Chứng từ bán hàng trước, Hóa đơn sau
- Lập Hóa đơn trước, Chứng từ bán sau
Tính năng lập hóa đơn điện tử của MISA meInvoice có thể được thực hiện trên tất cả các thiết bị di động như: máy tính, điện thoại di động, tablet,… giúp kế toán thực hiện thao tác dễ dàng ngay cả khi làm việc tại nhà. Đây là một trong những tính năng ưu việt của MISA meInvoice mà không phải phần mềm hóa đơn điện tử nào cũng có được.
2. Hướng dẫn kế toán phát hành hóa đơn điện tử online
Khi chuyển sang hình thức làm việc online tại nhà tạm thời, Doanh nghiệp sẽ có phương án để kế toán mang hóa đơn giấy về nhà để viết và xuất hóa đơn. Liệu giải pháp đó có an toàn cho Doanh nghiệp hay không? Hay hóa đơn viết xong sẽ gửi cho khách hàng như thế nào?
Không vì lý do 100% bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử, hơn 300.000 Doanh nghiệp đã chủ động áp dụng hình thức hóa đơn mới nhằm tiết kiệm chi phí, thời gian và tối ưu các công tác nghiệp vụ liên quan tới hóa đơn. Với tính năng phát hành hóa đơn điện tử trên phần mềm MISA meInvoice cho phép phát hành các hóa đơn điện tử đã được lập trên chương trình, bao gồm: Hóa đơn bán hàng trong nước, Hóa đơn bán hàng đại lý bán đúng giá, Giảm giá hàng bán, Trả lại hàng mua, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển hàng hóa nội bộ, phiếu xuất kho gửi bán hàng đại lý.
Kế toán có thể phát hành hóa đơn điện tử theo 1 trong 2 cách:
- Phát hành từng Hóa đơn điện tử
- Phát hành hàng loạt Hóa đơn điện tử
Ngay cả khi làm việc online tại nhà; kế toán, giám đốc dễ dàng ký và phát hành hóa đơn điện tử trên các phiên bản: Desktop, Website và Mobile đáp ứng làm việc từ xa hiệu quả nhất.
meInvoice.vn cũng là phần mềm hóa đơn điện tử đầu tiên và duy nhất cho phép người dùng phát hành hóa đơn mọi lúc, mọi nơi ngay trên mobile và nắm bắt tất cả các cơ hội kinh doanh, tránh gián đoạn công tác bán hàng. Đây là phiên bản được người quản lý doanh nghiệp rất ưu chuộng và sử dụng thường xuyên với các chức năng tập trung vào việc quản lý, tra cứu hóa đơn. Phiên bản mobile của MISA meInvoice chạy được trên cả hai nền tảng phổ biến nhất hiện nay là Android và IOS.
Việc tích hợp chữ ký số eSign – Không sử dụng USB Token ngay trên hóa đơn điện tử MISA meInvoice giúp Doanh nghiệp thực hiện dễ dàng công tác ký số từ xa, phát hành hàng loạt hóa đơn mọi lúc mọi nơi trên mọi thiết bị sử dụng. Đặc biệt, chữ ký số eSign cho phép nhiều người, nhiều chi nhánh có thể ký và phát hành hóa đơn cùng một lúc, doanh nghiệp không cần đầu tư nhiều USB Token & nâng cao năng suất làm việc online tại nhà.
>> Hướng dẫn kế toán xuất hóa đơn khi làm việc online tại nhà
>> Phát hành hóa đơn điện tử ngay trên điện thoại nhờ sử dụng chữ ký số không cần USB Token
3. Gửi hóa đơn điện tử online nhanh chóng ngay cả khi làm việc online tại nhà
Với loại hình hóa đơn điện tử, việc phát hành và gửi hóa đơn đều diễn ra online. Người mua tức thời nhận được hóa đơn điện tử qua email, SMS và thực hiện phát hành, quản lý, báo cáo hóa đơn mọi lúc, mọi nơi qua mobile, website, desktop. Ngay cả khi làm việc online tại nhà, các nghiệp vụ với hóa đơn vẫn diễn ra liên tục, nhanh chóng, đảm bảo tốc độ giao dịch mua bán cho doanh nghiệp.
Khi thực hiện phát hành hóa đơn điện tử, kế toán chỉ cần tích chọn tùy chọn Gửi hóa đơn cho khách hàng, thông tin hóa đơn điện tử đã phát hành sẽ được gửi tới khách hàng qua email trong thời gian chưa đến một phút.
Trường hợp Kế toán không tích chọn tùy chọn Gửi hóa đơn cho khách hàng thì sau khi phát hành hóa đơn điện tử, có thể gửi hóa đơn cho khách hàng bằng 1 trong 2 cách:
- Gửi hóa đơn cho từng khách hàng
- Gửi hóa đơn cho hàng loạt khách hàng.
meInvoice.vn đã có bài hướng dẫn chi tiết tính năng này tại đây
4. Đảm bảo khả năng nhận thanh toán nhờ không cần giao dịch trực tiếp
Hóa đơn điện tử còn cung cấp tính năng thanh toán online, giúp giao dịch mua bán diễn ra nhanh chóng, tiện lợi hơn dù cách ly hay không. Với tính năng này, kế toán không cần tiếp xúc tiền mặt hay ra ngân hàng chuyển khoản. Khách hàng có thể tiến hành tra cứu hóa đơn MISA meInvoice và chọn thanh toán ngay qua nhiều hình thức như quét mã VNPay-QR, thẻ ATM, thẻ quốc tế, ví điện tử. Không chỉ giúp tiền mua hàng về nhanh hơn mà còn giúp khách hàng an tâm giao dịch, giảm thiểu nguy cơ lây lan dịch.
5. Tra cứu và báo cáo hóa đơn tình hình sử dụng hóa đơn đầy đủ, nhanh chóng
Khi làm việc online tại nhà, Doanh nghiệp dễ dàng tra cứu tình trạng và nhật ký hóa đơn theo MST, Tên khách hàng hoặc số hóa đơn trên mọi thiết bị và Tự động tổng hợp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, tờ khai thuế GTGT và xuất khẩu dữ liệu dễ dàng để kê khai thuế. Trên các thiết bị sử dụng: Máy tính, điện thoại, ipad đều được đồng bộ dữ liệu, như vậy kế toán hay giám đốc dễ dàng tra cứu và kiểm soát tình hình sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp mọi lúc mọi nơi.
meInvoice.vn cho phép lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng/quý. Các mẫu báo cáo, biên bản liên quan sẽ được chương trình tự động cập nhật dữ liệu khi kế toán tạo lập hóa đơn và cách xử lý nghiệp vụ tương tự hóa đơn giấy.
Hơn hết, phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice tích hợp hơn 50 phần mềm kế toán, bán hàng, quản trị phổ biến để khi phát hành hóa đơn, hệ thống sẽ tự động hạch toán, ghi nhận doanh thu chi phí, tiết kiệm hơn 80% thời gian nhập liệu. Các thao tác nghiệp vụ như: In chuyển đổi hóa đơn điện tử, điều chỉnh, thay thế hay hủy bỏ cũng thực hiện online dễ dàng khi kế toán làm việc tại nhà.
Đồng hành cùng Cơ Quan Thuế trong việc triển khai hóa đơn điện tử, MISA có chương trình hỗ trợ đặc biệt cho DN:
- MIỄN 100% phí tích hợp +50 phần mềm kế toán, bán hàng, quản trị khác nhau
- MIỄN 100% phí tư vấn thủ tục đăng ký sử dụng HĐĐT với Cơ quan Thuế
- MIỄN 100% phí thiết kế mẫu hóa đơn cơ bản
- MIỄN 100% phí lưu trữ, tra cứu hóa đơn 10 năm
- MIỄN 100% phí dùng thử phần mềm
Để doanh nghiệp dễ dàng sử dụng, MISA hỗ trợ tối đa chi phí triển khai hóa đơn điện tử. Khách hàng có nhu cầu dùng thử MIỄN PHÍ phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice của MISA vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc ĐĂNG KÝ tại:
Bạn cũng có thể đăng ký để nhận miễn phí nhiều tài liệu hữu ích và thông tin mới nhất về hóa đơn điện tử TẠI ĐÂY
>> 15 Điều Doanh nghiệp cần biết ngay về hóa đơn điện tử
>> Chính thức ban hành Thông tư 68/2019/TT-BTC hướng dẫn Nghị định 119/2018/NĐ-CP về hóa đơn điện tử
>> Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử là 1/11/2020 chứ không phải 1/7/2022 như doanh nghiệp lầm tưởng
>> Hướng dẫn thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng
>> Dùng thử hóa đơn điện tử MISA meInvoice
024 3795 9595
https://www.misa.vn/
