Các câu hỏi thường gặp về hóa đơn điện tử (Phần 2)

>> 15 Điều Doanh nghiệp cần biết ngay về hoá đơn điện tử
>> Tổng quan các tính năng của phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice

13. Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử?

• Doanh nghiệp có thể sử dụng 1 trong 2 hình thức: Tự xây dựng phần mềm hoặc thông qua nhà cung cấp giải pháp phần mềm.
• Doanh nghiệp phải đáp ứng theo yêu cầu thông tư 32/2011/TT-BTC về điều kiện khởi tạo Hóa đơn điện tử.
• Sau khi đáp ứng điều kiện khởi tạo Hóa đơn điện tử, Doanh nghiệp có quyết định áp dụng Hóa đơn điện tử, gửi cho Cơ Quan Thuế và được Cơ quan Thuế tiếp nhận (Không cần phải có đơn đề nghị sử dụng Hóa đơn theo mẫu 3.14 của Thông tư 39/2014/TT-BTC). Thực hiện thông báo phát hành Hóa đơn điện tử theo quy định.

14. Trường hợp Người mua hàng có nhu cầu chuyển đổi Hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy, người bán có thể thực hiện được không? Và được chuyển đổi bao nhiêu lần?

• Người bán hàng hóa được chuyển đổi Hóa đơn điện tử sang Hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần.
• Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang Hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2,3,4 Điều 12 thông tư 32/2011/TT-BTC và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.

Lưu ý: Doanh nghiệp cần phân biệt rõ Điều 12: “Người mua, người bán được chuyển đổi Hóa đơn điện tử sang Hóa đơn giấy để phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật kế toán”.

Doanh nghiệp tải tài liệu quy định, thông tin, hướng dẫn,… MỚI NHẤT về hóa đơn điện tử TẠI ĐÂY nhé!

15. Trường hợp mất hóa đơn chuyển đổi, có bị phạt hay không?

15. Trường hợp Doanh nghiệp được miễn chỉ tiêu đóng dấu trên hóa đơn tự in, đặt tin, có được miễn chỉ tiêu đóng dấu trên hóa đơn chuyển đổi sang hóa đơn giấy của hóa đơn điện tử?

Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang Hóa đơn giấy phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2,3,4 Điều 12 thông tư 32/2011/TT-BTC và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.

(Công văn 820/TCT-DNL ngày 13/03/2017 của Tổng Cục Thuế, Công văn 2402/BTC-TCT ngày 23/02/2016 của BTC).

16. Nếu hóa đơn đã xuất (đã lập và ký số) nếu có sai sót thì điều chỉnh như thế nào?

• Trường hợp 1: Sai sót về tên, địa chỉ nhưng đúng Mã Số Thuế. Theo thông tư 26/2015/TT-BTC “… Các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập Hóa đơn điều chỉnh”.
• Trường hợp 2: Sai sót khác Điều 9 thông tư 32/2011/TT-BTC, cụ thể như sau:

1. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế, nếu phát hiện sai thì chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua.

Việc huỷ hóa đơn điện tử có hiệu lực theo đúng thời hạn do các bên tham gia đã thoả thuận. Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới theo quy định tại Thông tư này để gửi cho người mua, trên hóa đơn điên tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu, gửi ngày tháng năm.

2. Trường hợp hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hoá đơn điện tử điều chỉnh sai sót.

Hoá đơn điện tử lập sau ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hoá đơn điện tử số…, ký hiệu… Căn cứ vào hoá đơn điện tử điều chỉnh, người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành. Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).

Doanh nghiệp dùng thử MIỄN PHÍ đầy đủ tính năng hóa đơn điện tử MISA trong 7 ngày, vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc ĐĂNG KÝ tại:

17. Doanh nghiệp đã sử dụng hình thức hóa đơn đặt in/tự in, muốn sử dụng thêm hình thức hóa đơn điện tử có được không?

Căn cứ khoản 3 Điều 7 thông tư 32/2011/TT-BTC:

Tổ chức kinh doanh có thể đồng thời tạo nhiều hình thức hóa đơn khác nhau (hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử) và phải thực hiện thông báo phát hành từng hình thức hóa đơn theo quy định.

Trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, đối với mỗi lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, tổ chức kinh doanh chỉ sử dụng một (01) hình thức hóa đơn, cụ thể: nếu tổ chức kinh doanh sử dụng hóa đơn tự in cho lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thì không dùng hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử cho lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đó; nếu sử dụng hóa đơn điện tử thì không sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in; nếu sử dụng hóa đơn đặt in thì không sử dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn tự in.

18. Doanh nghiệp có thể sử dụng chung chữ ký số với Khai Thuế qua mạng, Nộp Thuế điện tử khi sử dụng phần mềm Hóa đơn điện tử do tổ chức trung gian cung cấp?

Có thể sử dụng chữ ký số của nhà cung cấp khác khi sử dụng phần mềm Hóa đơn điện tử do tổ chức trung gian cung cấp. Tuy nhiên, Chữ ký số này phải được đăng ký sử dụng với cơ quan Thuế.

19. Trường hợp người mua không phải đơn vị kế toán hoặc là đơn vị kế toán không ký số hóa đơn điện tử, hóa đơn có hợp lệ hay không?

Theo quy định tại Điều 6 thông tư 32/2011/TT-BTC thì trên Hóa đơn điện tử phải có  Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.

Công văn 2402/BTC-TCT ngày 23/02/2016 của Bộ Tài Chính:

Nếu có hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa dịch vụ giữa giữa người bán với người mua như: Hợp đồng kinh tế, PXK, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu,… thì người bán lập Hóa đơn điện tử cho người mua, trên Hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của Người mua.

Trường hợp người bán muốn đề nghị được miễn tiêu thức chữ ký điện tử của người mua trên Hóa đơn điện tử thì gửi văn bản đề nghị đến Cơ quan Thuế quản lý trực tiếp để được xem xét từng trường hợp phát sinh cụ thể.

20. Hóa đơn điện tử có mấy liên? Làm thế nào để biết hóa đơn điện tử của bên bán đã thông báo phát hành đến Cơ quan Thuế?

Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng Phương tiện điện tử. Do đó, Hóa đơn điện tử không phải có tên liên hóa đơn, trong ký hiệu mẫu số hóa đơn sử dụng ký tự “0” để thể hiện số liên Hóa đơn. (Công văn 1721/TCT-DNL ngày 14/05/2014).

Để biết Hóa đơn điện tử của bên bán đã thông báo phát hành đến cơ quan Thuế, Doanh nghiệp vào Website: tracuuhoadon.gdt.gov.vn của Ngành Thuế.

Lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử tốt nhất – MISA meInvoice của Công ty Cổ Phần MISA để việc áp dụng hóa đơn điện tử trở lên dễ dàng và thuận tiện nhất.