So sánh chi phí hóa đơn điện tử với hóa đơn giấy

1. Chi phí sử dụng hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử trong Doanh nghiệp như thế nào?

Kể từ ngày 01/11/2018 bắt buộc phải lập hóa đơn điện tử giao cho khách và được phép sử dụng song song hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy. Đến hết ngày 1/7/2022 thì toàn bộ doanh nghiệp chuyển sang sử dụng hoàn toàn hóa đơn điện tử. Vậy chi phí sử dụng hóa đơn điện tử  trong các doanh nghiệp như thế nào?

Chi phí phải bỏ ra của hoá đơn điện tử tiết kiệm đến 90% chi phí của doanh nghiệp bỏ ra so với hoá đơn giấy thông thường.

Để phát hành Hóa đơn giấy cho Khách hàng, Doanh nghiệp tốn nhiều thời gian và phải bỏ ra nhiều khoản chi phí khác nhau như:

• Chi phí về in ấn hoá đơn.
• Chi phí bảo quản và lưu trữ hoá đơn.
• Chi phí bảo mật hoá đơn.
• Chi phí nhân công nhập liệu hoá đơn.
• Chi phí chuyển phát nhanh.
• Chi phí về nhân công xuất hoá đơn.

Việc phát hành Hóa đơn giấy thủ công nên khó tránh khỏi những sai sót: viết nhầm, viết thiếu, sai sót trong quá trình vận chuyển Hóa đơn cho Khách hàng,… gây thiệt hại ngân sách lớn cho Doanh nghiệp. So với việc

So với Hóa đơn giấy tốn nhiều khoản chi phí, Doanh nghiệp sử dụng Hóa đơn điện tử chỉ phải trả các khoản chi phí sau:

Tuy nhiên khi doanh nghiệp sử dụng hoá đơn điện tử chỉ phải trả các khoản chi phí sau đây:

• Phí bản quyền phần mềm (trả 1 lần)
• Phí Thuê bao hàng năm (Tài khoản/năm)
• Chi phí sử dụng hoá đơn (số lượng theo từng lần phát hành)
• Chi phí tích hợp (với những phần mềm Hóa đơn điện tử không tích hợp kết nối với các phần mềm sẵn có của Doanh nghiệp, Doanh nghiệp phải mất thêm 1 khoản phí tích hợp).
• Chi phí GTGT theo nhu cầu của khách hàng.
• Chi phí bảo hành, nâng cấp phần mềm kế toán để kết nối với hóa đơn điện tử.

Tuy nhiên, có phần mềm Hóa đơn điện tử MISA meInvoice của Công ty Cổ Phần MISA, Doanh nghiệp chi trả phí thuê bao hàng năm, Chi phí sử dụng Hóa đơn, Phần mềm và dịch vụ của MISA không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT nên Quý khách không phải trả thêm thuế GTGT,… MISA meInvoice hiện được tích hợp ngay trên phần mềm kế toán MISA và sẵn sàng tích hợp trên mọi phần mềm: Kế toán, bán hàng, quản trị,… trên thị trường.

Bên cạnh đó có 1 số dịch vụ hỗ trợ tư vấn, hướng dẫn các thủ tục lập hồ sơ để thông báo phát hành hóa đơn điện tử với cơ quan thuế, khách hàng trực tiếp đăng ký thủ tục với cơ quan thuế, MISA hỗ trợ sửa mẫu hóa đơn trên mẫu mặc định sẵn có

* Theo dự thảo về hóa đơn điện tử, từ 2018, mỗi hóa đơn điện tử xác thực phải tốn phí 300 đồng một hóa đơn.

Doanh nghiệp sử dụng số đông nhân sự tốn quá nhiều thời gian, chi phí, nhân sự chỉ tập trung giải quyết vấn đề Hóa đơn mà không thể làm các công việc khác theo nhiệm vụ. Trong khi việc xử lý Hóa đơn chỉ cần 1,2 nhân sự giải quyết nhanh chóng trên phần mềm Hóa đơn điện tử chi phí cắt giảm đáng kể. Doanh nghiệp vẫn cố kéo thời gian sử dụng Hóa đơn giấy, Nên hay không nên?

Doanh nghiệp tải tài liệu quy định, thông tin, hướng dẫn,… MỚI NHẤT về hóa đơn điện tử TẠI ĐÂY nhé!

2. Hoá đơn điện tử tiết kiệm 90% so với hóa đơn giấy

Việc chuyển đổi từ sử dụng Hóa đơn giấy sang Hóa đơn điện tử là yêu cầu tất yếu của của một hệ thống thương mại điện tử hiện đại, minh bạch. Chưa tính đến các lợi ích về: Thời gian, tính an toàn, quản lý,… của Hóa đơn điện tử so với Hóa đơn giấy. Về mặt chi phí Hóa đơn điện tử tiết kiệm đến 90% so với Hóa đơn giấy.

So với việc sử dụng Hóa đơn giấy, Doanh nghiệp tốn các chi phí cho mỗi tờ Hóa đơn:

• Chi phí in ấn 1 cuốn hoá đơn ( 50 số ) : 70.000đ ( 1 tờ = 1.500đ )
• Chi phí gửi bưu điện : 20.000đ – 25.000đ
• Chi phí lưu trữ : 10 năm – 15 năm
• Chi phí cơ hội ( công ngồi viết hoá đơn)
• Chi phí tiền điện thoại kiểm tra hoá đơn đã được bưu điện chuyển chưa : 2.500đ

Với số lượng Hóa đơn như trên Doanh nghiệp cần kế toán để xử lý và quản lý các vấn đề liên quan đến Hóa đơn. Chưa kể đến Chi phí Doanh nghiệp phải đầu tư hệ thống máy in kim và băng mực cũng như phí bảo trì.

Như vậy, mỗi tờ hóa đơn giấy để đến được tay khách hàng tốn khoảng 25.000 đồng/Hóa đơn.

Trong khi đó, nếu Doanh nghiệp sử dụng Hóa đơn điện tử MISA meInvoice, Doanh nghiệp trả phí thuê bao hàng năm là 1.000.000 đồng/Tài khoản/năm và Phí sử dụng hóa đơn 250.000 đồng cho Gói (500 hóa đơn) (Doanh nghiệp đăng ký gói hóa đơn lớn hơn chi phí rẻ hơn).

Các chi phí dành Hóa đơn điện tử MISA meInvoice chỉ tốn chi phí chừng 300-500 đồng/hóa đơn tiết kiệm đến 90% so với Hóa đơn giấy.

Ngoài ra Chi phí Hóa đơn điện tử giúp tối ưu hóa các chi phí khác chưa đo đếm được so với Hóa đơn giấy như:

• Chi phí Không gian và Chi phí bảo quản Hóa đơn chưa sử dụng và Hóa đơn đã sử dụng.
• Nâng cao và cải thiện khả năng kiểm soát và giám sát hoạt động bán hàng và cung ứng hàng hóa cho Doanh nghiệp.
• Nâng cao Khả năng quản lý, tìm kiếm và giám sát Hóa đơn
• Là nền tảng để Phát triển dịch vụ quản lý thu tiền điện tử về sau.

So với thủ tục rườm rà khi Doanh nghiệp sử dụng Hóa đơn giấy, việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp Doanh nghiệp giảm chi phí tuân thủ thủ tục hành chính Thuế. Khi DN sử dụng hóa đơn điện tử, cơ bản các thủ tục hành chính thuế của DN cũng được thực hiện điện tử. Theo đó, DN chỉ cần thông báo qua mạng gửi đến cơ quan thuế về việc sử dụng hóa đơn điện tử và được sử dụng ngay sau khi thông báo được chấp nhận.

Cùng với đó, DN không phải đăng ký mẫu hóa đơn điện tử, không phải gửi báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đến cơ quan thuế do phần mềm tạo hóa đơn điện tử cho phép tự xác định số lượng hóa đơn điện tử sử dụng.

Đây là nội dung khác biệt so với việc sử dụng hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, thay cho việc DN phải gửi mẫu hóa đơn và hàng quý phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đến cơ quan thuế. Việc sử dụng hóa đơn điện tử cũng giúp DN giảm bớt thời gian lập tờ khai thuế giá trị gia tăng so với sử dụng hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in vì phần mềm tạo hóa đơn tự động kết chuyển số liệu vào tờ khai thuế giá trị gia tăng.

3. Phần mềm hóa đơn điện tử tiết kiệm và chất lượng

Được phát triển bởi MISA – thương hiệu có 25 năm kinh nghiệm triển khai các phần mềm quản lý tài chính, kê khai thuế cho hơn 200,000 tổ chức, MISA meInvoice là giải pháp hóa đơn điện tử đầu tiên và duy nhất tại Việt Nam được ứng dụng công nghệ Blockchain của cuộc CMCN 4.0 giúp gia tăng độ an toàn, bảo mật và minh bạch của hóa đơn.

Ông Nguyễn Văn Phụng – Vụ trưởng vụ quản lý thuế doanh nghiệp lớn Tổng Cục thuế đánh giá cao phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice của MISA