Chia tay tình trạng thất lạc hóa đơn chỉ với những cú click chuột

Hóa đơn điện tử MISA meInvoice là giải pháp hoàn hảo nhất, giải quyết mọi bài toán khó khăn hóa đơn giấy cho Công ty Cổ Phần Bách Sinh.

Công ty Cổ Phần Bách Sinh là công ty chuyên về mặt hàng tiêu và cà phê sạch, đạt tiêu chuẩn xuất khẩu sang các thị trường khó tính như EU, Nhật Bản và Mỹ. Hiện tại công ty đang phát triển vùng nguyên liệu tiêu bền vững.

Trước đây, tần suất xuất hóa đơn của Công ty khá thường xuyên, đặc biệt vào thời điểm thời vụ có thể lên tăng lên gấp 3 lần trong một tháng. Hóa đơn là một trong những công tác quan trọng của Công ty Cổ Phần Bách Sinh, cần đòi hỏi sự tỉ mỉ và chính xác cao.

>> Doanh nghiệp nhiều địa phương đồng loạt sử dụng hóa đơn điện tử
>> Năm 2020, Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì để sử dụng hóa đơn điện tử?

Do đó, Công ty thường cần đến 2 nhân sự để xử lý hóa đơn theo cách cũ tạo và ghi hóa đơn, sau đó kiểm tra nhập vào phần mềm. Việc này tốn khá nhiều thời gian và dễ sai sót trong quá trình nhập liệu.

Chị Nguyễn Thị Thuý – Kế toán trưởng Công ty Cổ phần Bách Sinh có chia sẻ khó khăn khi phải quản lý Hóa đơn giấy. Trước khi được tiếp cận với phần mềm Hóa đơn điện tử MISA meInvoice của MISA, công ty Cổ Phần Bách Sinh phát hành và gửi cho khách hàng phải qua nhiều bước. Khâu lưu trữ hóa đơn đặt in khó khăn do chất liệu giấy mỏng, dễ bay trôi nội dung, hoặc khi in số lượng lớn để giảm chi phí thì phải bảo quản số lượng chưa sử dụng cách cẩn thận, ….

Quy trình quản lý báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn qua nhiều bước như: Kiểm tra lại từng cuốn hóa đơn, tổng hợp số xóa bỏ, hủy, sử dụng, sau đó lên báo cáo tình hình sử dụng,…. Đặc biệt, gặp rất nhiều rủi ro khi gửi hóa đơn có giá trị lớn cho khách hàng dễ mất, thất lạc, tốn thời gian có thể kế toán phải di chuyển lấy hóa đơn,…

Việc sử dụng Hóa đơn giấy tốn nhiều thời gian và dễ thất lạc, khó kiểm soát gây tổn thất lớn cho Công ty. Một trong những kỷ niệm đáng nhớ đó là lần Công ty Cổ Phần Bách Sinh giao hóa đơn GTGT cho tài xế chở hàng, nhưng tài xế quên gửi cho khách hàng.

Kế toán không liên hệ lại, bẵng qua vài tháng đối chiếu công nợ lệch hóa đơn hơn 3 tỷ đồng. Công ty đã phải mất một thời gian khá lâu để dò sổ giao nhận hàng thời điểm đó. Không thể liên hệ được với người vận chuyển hóa đơn, hai bên quyết định đưa ra phương án thông báo mất hóa đơn dù nghĩ số tiền nộp phạt do sơ suất trên thật không đáng có.

Trong lúc đó rất may mắn, bộ phận kho đã gọi được cho tài xế trên để tìm lại giấy tờ trên xe. Sau 1 tuần Công ty nhận lại được hóa đơn nhưng với hiện trạng nhàu nhĩ và nhem mực. Dù không phải nộp phạt mất hóa đơn giá trị lớn nhưng đây thực sự là bài học đáng nhớ về kinh nghiệm trong quản lý hóa đơn giấy, giao/nhận cho xe đi đường.

Các đơn vị cung cấp dịch vụ Logistics làm việc với Công ty Cổ Phần Bách Sinh sử dụng Hóa đơn điện tử là chủ yếu. Do đó, nhân viên kế toán nắm ngay được những điểm thuận lợi của Hóa đơn điện tử mang lại. Tìm hiểu qua các kênh tin của đồng nghiệp tại KV TPHCM và mạng xã hội về xu hướng lợi thế phần mềm, đơn vị quyết định chọn MISA làm nhà cung cấp với phần mềm MISA meInvoice.

Chị Nguyễn Thị Thuý – Kế toán trưởng Công ty Cổ phần Bách Sinh đánh giá cao những tiện ích của phần mềm Kế toán và phần mềm Hóa đơn điện tử MISA

Từ khi sử dụng Hóa đơn điện tử MISA meInvoice, các vấn đề bất cập liên quan đến Hóa đơn của Công ty Cổ Phần Bách Sinh được giải quyết tối ưu và hiệu quả nhất.

Sau khi sử dụng, chỉ đơn giản với những cú click chuột đơn vị đã giải quyết rất tốt những khó khăn vướng mắc khi sử dụng hóa đơn đặt in đã gặp phải. Quy trình cụ thể, bước phát hành và gửi cho khách hàng giúp bộ phận kế toán yên tâm và có thể kiểm soát theo dõi, xuất hóa đơn từ xa khi online. Không cần phải mang theo hóa đơn theo giảm thiểu tối đa việc mất, hỏng hóa đơn.

Doanh nghiệp tải tài liệu quy định, thông tin, hướng dẫn,… MỚI nhất về hóa đơn điện tử TẠI ĐÂY nhé!

Với những lợi ích vượt trội của MISA meInvoice, Công ty Cổ Phần Bách Sinh đánh giá cao về dịch vụ hỗ trợ của MISA rất nhiệt tình, rõ ràng giúp kế toán xử lý nghiệp vụ tốt, nhanh chóng. Tiết kiệm thời gian xử lý dữ liệu với độ chính xác cao.

Chị Nguyễn Thị Thuý – Kế toán trưởng Công ty Cổ phần Bách Sinh gửi lời cảm ơn đến Công ty Cổ Phần MISA với những giải pháp hiệu quả và sự đồng hành với khách hàng mọi lúc, mọi nơi!

>> 7 Tiêu chí lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp cho Doanh nghiệp

Với 25 năm kinh nghiệm, hơn 100 giải thưởng và hơn 200.000 Khách hàng, Công ty Cổ Phần MISA đã và đang trở thành người bạn đồng hành không thể thiếu của cộng đồng doanh nghiệp cũng như khối cơ quan nhà nước, cá nhân. Lựa chọn phần mềm Hóa đơn điện tử MISA meInvoice của MISA để việc quản lý hóa đơn dễ dàng và hiệu quả nhất.