Hóa đơn điện tử thế nào là hợp lệ?

Hóa đơn điện tử dần thay thế hoàn toàn cho Hóa đơn giấy. Tuy nhiên, nhiều Doanh nghiệp vẫn đang do dự trong việc trong việc sử dụng Hóa đơn điện tử, phân vân về chi phí bỏ ra so với Hóa đơn giấy.

Để việc sử dụng hóa đơn điện tử hiệu quả nhất, Doanh nghiệp cần nắm chắc các khái niệm, quy định và nghiệp vụ về Hóa đơn điện tử. Tại bài viết dưới đây, MISA meInvoice giúp Doanh nghiệp nhận biết được Hóa đơn điện tử hợp lệ.

1. Tiêu chí của hóa đơn GTGT hợp lệ

Theo Khoản 3 điều 3 của Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài Chính đã nêu rõ: Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau:

• Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.

Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.

• Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

Mẫu Hóa đơn GTGT hợp lệ theo Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài Chính

Trước tiên đối với hoá đơn giá trị gia tăng thông thường, để có tính chất hợp lệ, hợp pháp phải có các chỉ tiêu cơ bản sau:

• Thông tin hóa đơn: Mẫu số, ký hiệu hoá đơn; Tên liên hoá đơn
• Thông tin người bán trên hoá đơn bao gồm: Tên công ty, Địa chỉ, Mã số thuế
• Thông tin người mua trên hoá đơn bao gồm: Tên công ty, Địa chỉ, Mã số thuế

Nội dung hàng hoá dịch vụ:

• STT, Tên hàng hoá dịch vụ, Đơn vị tính, Số lượng, Đơn giá, Thành tiền
• Cộng tiền hàng, thuế suất, tiền thuế, tổng  tiền thanh toán.
• Tiền hàng bằng chữ
• Người  mua hàng, người bán hàng
• Ký và đóng dấu của người bán hàng

Doanh nghiệp tải tài liệu quy định, thông tin, hướng dẫn,… MỚI NHẤT về hóa đơn điện tử TẠI ĐÂY nhé!

>> Hóa đơn điện tử như thế nào là hợp lệ, hợp pháp theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP?
>> Cập nhật 8 trường hợp hóa đơn điện tử hợp lệ mà không nhất thiết đầy đủ nội dung theo Thông tư 68/2019/TT-BTC

2. Tiêu chí của hóa đơn điện tử hợp lệ

Cũng giống như hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử hợp lệ phải có các chỉ tiêu cơ bản sau:

•  Thông tin hóa đơn: Mẫu số, ký hiệu hoá đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn
• Thông tin người bán trên hoá đơn bao gồm: Tên Công ty, Địa chỉ, Mã số Thuế
• Thông tin người mua trên hoá đơn bao gồm: Tên Công ty, Địa chỉ, Mã số Thuế

Mẫu Hóa đơn điện tử hợp lệ Công ty Cổ Phần MISA

Nội dung hàng hoá dịch vụ:

• STT, Tên hàng hoá dịch vụ, Đơn vị tính, Số lượng, Đơn giá, Thành tiền
• Cộng tiền hàng, thuế suất, tiền thuế, tổng  tiền thanh toán.
•  Tiền hàng bằng chữ
• Người  mua hàng, người bán hàng
• Ký và đóng dấu của người bán hàng

So với hóa đơn giấy, các tiêu chí của Hóa đơn điện tử có nhiều sự khác biệt. Căn cứ vào Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài Chính thì để có tính chất hợp lệ, hợp pháp thì hóa đơn điện tử ngoài nhưng thông tin cơ bản như hoá đơn giấy, cần có thêm các chỉ tiêu sau:

• Bản thể hiện hóa đơn điện tử
• Hóa đơn điện tử không có liên
• Ký hiệu số Serial
• Chữ ký điện tử
• Mẫu hoá đơn điện tử hợp pháp, hợp lý, hợp lệ.

Hóa đơn điện tử có định dạng XML có tính chất pháp lý khi toàn vẹn không bị sửa đổi và kèm theo bản thể hiện định dạng PDF.

Một số lưu ý về nội dung của hóa đơn điện tử hợp lệ:

– Hóa đơn điện tử được thể hiện bằng tiếng Việt có dấu, đúng chính tả. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.

– Tổ chức, doanh nghiệp kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ có thể khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua, dấu của người bán trong trường hợp sau: hóa đơn điện; hóa đơn nước; hóa đơn dịch vụ viễn thông; hóa đơn dịch vụ ngân hàng đáp ứng đủ điều kiện tự in